Se existe uma situação chata no trabalho de gestor, é a hora de enviar mensagem de cobrança de mensalidade da academia. Afinal, ninguém gosta de fazer isso, mas é uma tarefa mais do que necessária para manter a saúde financeira do seu negócio.
Recentemente, a inadimplência atingiu números alarmantes no Brasil. Segundo o levantamento da Serasa, são mais de 70 milhões de devedores em 2023.
Ainda que esses dados não fossem tão impactantes, nenhuma empresa está livre de sofrer com esquecimentos e atrasos nos pagamentos.
Por isso, não precisa se sentir envergonhado ou culpado ao solicitar a seus alunos o pagamento das mensalidades. Afinal, você entregou um serviço e precisa ser remunerado por ele.
Logo, ao cobrar seus alunos, você só precisa fazer o possível para evitar constrangimentos desnecessários, tanto para você quanto para seus clientes.
Então, para saber como enviar mensagem de cobrança, fique com a gente. Aqui, você vai descobrir qual a melhor hora de cobrar mensalidades e que ferramentas podem ajudar.
Boa leitura!
Como enviar mensagem de cobrança de mensalidade de academia?
Sempre com respeito. Antes de enviar uma mensagem de cobrança, verifique os dados do aluno. Depois, escolha o canal de comunicação, escreva um texto objetivo e coloque-se à disposição para conversar.
Lembre-se de se apresentar para deixar a comunicação mais pessoal e, se possível, proponha uma solução para a situação.
Com um atendimento humanizado, seu aluno sente que está conversando com uma pessoa do outro lado da tela, e não com uma máquina.
Isso pode facilitar a resolução de uma questão delicada como o atraso das mensalidades.
Quer ver um exemplo?
Olá, [nome do aluno]. Tudo bem com você?
Aqui é [seu nome] da [nome da academia].
Consta no nosso sistema que a sua mensalidade de [mês] venceu no dia [data] e ainda não foi paga.
Eu sei que imprevistos acontecem, mas é necessário que você regularize essa situação o quanto antes para continuar frequentando aos treinos.
Queremos que você continue treinando aqui, por isso, estamos à disposição para conversar e encontrar a melhor alternativa para solucionar essa situação.
Aguardo o seu retorno.
Atenciosamente,
[Seu nome] e equipe [nome da academia].
Não precisa ser complicado levantar esse assunto com seu aluno. Apesar de desconfortável, uma comunicação assertiva e transparente pode deixar a situação mais leve, sem perder de vista a resolutividade do problema.
No entanto, você precisa se atentar para o melhor momento de enviar mensagens de cobrança. Entenda melhor.
Qual a melhor hora para cobrar a mensalidade da academia?
Na verdade, isso depende da política de pagamento de mensalidade da academia. Por isso, é importante que seu negócio tenha regras claras e bem definidas em relação a prazos de pagamentos e aos procedimentos de cobrança. Aliás, essas informações devem constar no contrato de prestação de serviço da academia.
Contudo, muitos gestores deixam para cobrar a mensalidade em atraso bem depois da data limite para pagamento. Esse é um erro comum na administração de muitas academias e afeta diretamente o planejamento financeiro do seu negócio.
Portanto, o ideal é manter uma rotina de lembretes, antes mesmo do vencimento da mensalidade.
Você pode enviar uma mensagem no dia anterior ao vencimento e outra no dia de pagar a mensalidade. Se houver atraso, você pode entrar em contato dentro de 5, 10 e 15 dias, passando das mensagens de texto para o contato telefônico.
E se o aluno continuar inadimplente?
Se o aluno continuar inadimplente, você pode adotar medidas mais severas, como restringir o acesso à academia.
Mas, lembre-se de manter uma postura profissional e respeitosa na hora da cobrança. Afinal, como gestor, além de procurar resolver o problema da inadimplência, seu objetivo também deve ser o de manter um bom relacionamento com os clientes.
Permaneça aberto ao diálogo, procure entender os motivos que levaram ao atraso no pagamento e, se possível, ofereça soluções para ajudá-lo a regularizar sua situação financeira.
Leia também:
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Por onde enviar mensagem de cobrança de mensalidade de academia?
A mensagem de cobrança de mensalidade pode ser enviada por diversos canais de comunicação: e-mail, SMS, WhatsApp ou outro aplicativo de mensagens e até por telefone.
Tenha em mente que mensagens enviadas por SMS ou WhatsApp precisam ser mais curtas e diretas, enquanto os e-mails podem ser mais elaborados.
Muitas academias terceirizam o serviço de cobrança, transferindo essa tarefa para uma empresa especializada. Pode ser uma estratégia interessante para liberar a sua equipe para demandas mais produtivas — e que dão menos dor de cabeça.
Contudo, o contato com o aluno inadimplente fica totalmente impessoal e genérico, o que pode fazer com que o problema se prolongue por mais tempo.
E quando o aluno inadimplente fica inacessível?
Quando a situação fica mais complicada e o aluno devedor some do mapa ou mostra muita resistência para resolver amigavelmente, a solução pode ser judicial.
Nesses casos, você pode formalizar a dívida com um protesto em cartório, num primeiro momento, ou recorrer a uma assessoria jurídica, contratando advogados para auxiliá-lo a receber a quantia em atraso.
O ideal é não deixar chegar a esse ponto, mas, nem sempre depende só de você.
Por isso, faça o que estiver ao seu alcance e procure prevenir que a situação complique.
Manter uma rotina de envio de lembretes e mensagens de cobrança pode ajudar a evitar atrasos por parte dos seus alunos. Você pode fazer isso automatizando o envio das mensagens.
Leia também: O que é crédito recorrente e porque seu negócio fitness deve ter?
Devo automatizar mensagens de cobrança de mensalidade?
Sim, automatizar a cobrança das mensalidades é uma excelente estratégia de controle financeiro da academia.
Ao enviar mensagens automáticas, você reduz a inadimplência e evita esquecimentos e erros de cobrança, o que ajuda a manter os pagamentos em dia. Além disso, você economiza tempo ao deixar de enviar mensagens manualmente.
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O controle de acesso permite, facilmente, identificar e barrar os alunos inadimplentes para que você possa tomar as medidas necessárias.
E, claro, um recurso campeão para evitar atrasos na mensalidade e as situações chatas de ter que cobrar seus alunos: pagamento recorrente.
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