Gestão de academia: tudo o que você precisa saber

Assim como um atleta precisa treinar e se preparar para alcançar seus objetivos, você, gestor, deve estar constantemente empenhado em aprimorar a gestão da academia para alcançar o sucesso.

Afinal, uma boa academia não se faz apenas com equipamentos modernos e instalações atraentes. O que realmente conta para conseguir um negócio lucrativo, que conquista e fideliza clientes e se mantém crescendo, é uma gestão eficiente. 

Sem ela, não importa o quanto você se esforce: se não tiver um plano bem estruturado, as chances de alcançar seus objetivos são bem limitadas. 

Só para você ter ideia, de acordo com o Sebrae, cerca de 20% das empresas brasileiras encerram suas atividades em até cinco anos de operação.

Para as academias, esse número pode ser ainda maior. Isso porque o mercado fitness é extremamente competitivo e pode não ser fácil se segurar para não entrar nas estatísticas.

Portanto, se você quer saber como fazer uma boa gestão de academia, fique com a gente e continue a leitura.

Aqui, você vai conhecer as rotinas administrativas de uma academia e porque elas são fundamentais para a sobrevivência do seu negócio. Acompanhe!

Gestão de academia: por que é importante?

A gestão de uma academia é importante para assegurar que ela seja capaz de oferecer serviços de qualidade, por uma equipe comprometida, e se mantenha competitiva, se adaptando às mudanças no mercado e às necessidades dos clientes. Assim, é possível garantir o sucesso da academia a longo prazo.

Falando assim, parece simples, não é mesmo? Talvez esse pequeno resumo não transmita, de fato, como é importante — fundamental, na verdade — fazer uma boa gestão de academia.

Mas, lembre-se de que uma empresa bem administrada é como um atleta bem treinado: preparada para alcançar a vitória. Exige trabalho duro, mas o resultado vem!

Por isso, confira os benefícios que o gerenciamento adequado pode trazer ao seu negócio:

• ajuda na tomada de decisões;
• reduz custos e despesas;
• traz a possibilidade de aumentar o faturamento; 
• mantém a equipe comprometida; 
• melhora a eficiência operacional.

Mas, afinal, como conseguir essas vantagens para o seu negócio? Como fazer uma gestão eficiente? Descubra, na sequência.

Como fazer uma boa gestão de academia?

O primeiro passo para uma boa gestão de academia é montar um plano de ação. Defina o que fazer, como, quando e quem é o responsável por cada tarefa. Para isso, você deve ter uma visão clara do seu negócio e estabelecer metas de crescimento para a academia. 

Logo, seu planejamento deve incluir desde a análise de mercado e estudo da concorrência, até as estratégias de marketing e ações de divulgação do seu negócio.

E não vá pensando que, uma vez que você desenhou seu plano de ação, pode contar com ele para sempre. Na verdade, ele deve ser revisado e atualizado para se adequar às mudanças do mercado e à expansão da academia.

Afinal, por mais corriqueiras e repetitivas que sejam as tarefas administrativas, a gestão de uma empresa deve ser dinâmica para acompanhar eventuais mudanças de cenário

Sabe aquela história de “não se mexe em time que está ganhando”? Pois é, não vale aqui. Muitas vezes, com pequenos ajustes e implementação de novas rotinas, algo que já ia bem por ser ainda mais bem-sucedido.

Portanto, confira, a seguir, como fazer uma boa gestão de academia com 7 dicas para colocar em prática desde já!

7 dicas para uma gestão de sucesso para academia

Veja o que você precisa fazer para garantir uma gestão eficiente para o seu negócio.

1. Conheça sua academia como a palma da sua mão

Para que sua academia prospere e cresça, você precisa conhecer muito bem o seu negócio.

Faça uma análise de mercado, estude sua concorrência e o que ela oferece. Defina o público-alvo da academia e entenda quais são suas dores e necessidades, pois assim você pode traçar as melhores estratégias para atrair e fidelizar clientes.

Você também precisa levar em consideração todas as leis e normas a que seu empreendimento está sujeito. Afinal, você não quer enfrentar problemas por não estar em conformidade com as suas obrigações legais.

Aliás, fique atento a isso na hora de elaborar o contrato social da academia e o modelo de contrato de prestação de serviços para os seus alunos. Isso é importante para garantir a segurança do seu negócio.

2. Faça o levantamento das despesas e receitas

Você precisa estabelecer um orçamento e mapear todos os seus custos:

• fixos: aluguel, água, energia elétrica, telefone, internet, impostos;
• variáveis: salários, ações de divulgação e marketing, manutenção de equipamentos e outras despesas operacionais.

Esse controle financeiro é fundamental para saber como gerenciar a academia em períodos de sazonalidade, quando o número de alunos tende a diminuir.

Você também deve acompanhar o faturamento e a lucratividade do seu negócio, além de separar uma parte desse recurso para reinvestir na academia, se quiser vê-la crescer. 

3. Forme uma equipe qualificada

Uma equipe formada por profissionais qualificados e comprometidos é fundamental para a qualidade dos serviços prestados e para a satisfação do seu público.

Assim, você pode assegurar que oferece programas de treinamento eficazes e personalizados para os seus clientes. Isso ajuda os alunos a conseguirem atingir seus objetivos, o que, por consequência, contribui para a fidelização deles.

Além disso, uma equipe qualificada pode garantir um bom relacionamento com os alunos, atendimento de qualidade e assistência adequada em emergências ou acidentes na academia.

Esse deve ser o seu principal investimento: uma equipe alinhada com seus valores e que realmente vista a camisa do seu time para, junto com você, alcançar o sucesso do seu negócio.

4. Invista em infraestrutura

O ambiente conta — e muito! — para o funcionamento da academia e para a fidelização de clientes.

Portanto, mantenha os espaços limpos, organizados, seguros e atrativos para seus alunos, da recepção aos vestiários.

E não se esqueça dos equipamentos da academia, que devem estar sempre em boas condições de uso.

5. Divulgue a academia

Estabeleça um plano de divulgação com as melhores estratégias e ações para promover sua academia.

Tenha em mente que o marketing para academias se faz nas redes sociais. Essa é a melhor maneira de se conectar com o seu público e fortalecer o relacionamento com seus alunos.

Aposte em parcerias com influenciadores digitais, crie eventos e ações promocionais (aulas ao vivo, desafios e sorteios, por exemplo) para aumentar o alcance e a visibilidade do seu negócio.

6. Mantenha-se atualizado

Fique sempre ligado no que acontece no mercado fitness e traga as novidades e tendências para o seu negócio.

Uma academia moderna, que oferece serviço de qualidade, transmite o ar de profissionalismo necessário para conquistar os alunos.

7. Avalie o desempenho da sua academia

Será que a sua gestão funciona bem? Avaliar o desempenho da academia vai te dar essa resposta e orientar possíveis ajustes para alcançar melhores resultados.

Por isso, crie um calendário para fazer pesquisas de satisfação periodicamente. Procure levar em consideração os feedbacks dos alunos e da sua equipe.

Por fim, é importante lembrar que a gestão de uma academia é um processo constante, que exige dedicação e esforço para alcançar o sucesso desejado.

Agora que você já sabe como gerenciar sua academia, entenda quais são as tarefas necessárias para conseguir dar conta de todo esse trabalho.

Quais as rotinas administrativas realizadas numa academia?

Rotinas administrativas são aquelas tarefas de gestão cotidianas, normalmente burocráticas, essenciais para o funcionamento de uma empresa. Essas tarefas envolvem gestão de pessoas, das finanças e de marketing. No caso de academias de pequeno e médio porte, as rotinas administrativas ficam a cargo do gestor/proprietário.

Pode parecer muita coisa e, realmente, é. Dá uma olhada em tudo o que você precisa fazer:

Gestão de pessoas

A rotina administrativa na gestão de pessoas inclui recrutamento e seleção de funcionários, folha de pagamento, controle de ponto, atestados, férias, licenças e horas extras.

Dependendo do porte da sua academia e do número de funcionários, pode ser interessante contratar um profissional especializado em recursos humanos para assumir essas demandas.

Gestão financeira

Tudo que envolve as finanças do seu negócio: fluxo de caixa (entradas e saídas) despesas, receitas, investimentos. 

Essas tarefas são importantíssimas para gerar indicadores de avaliação da saúde financeira da academia. Só assim você consegue saber se a sua empresa está indo bem ou se está fechando o mês sempre no vermelho e corre o risco de encerrar as atividades.

Um desses indicadores é a margem de lucro. Com essa informação em mãos, você pode traçar estratégias para aumentar seu faturamento.

Por exemplo, você sabia que com um pequeno reajuste na mensalidade — de forma que não impacte o orçamento dos alunos — você pode ter uma academia realmente lucrativa?

Aliás, se quiser saber mais sobre precificação de mensalidades, conheça o e-book Precificação na prática: o guia completo para acertar no valor da sua mensalidade. Aproveite! É gratuito.

Gestão de marketing

A gestão de marketing da academia envolve desde o planejamento das estratégias às ações de divulgação: campanhas publicitárias, promoções, relacionamento com os clientes e monitoramento das tendências do mercado.

Além dessas tarefas, que precisam ser realizadas praticamente todos os dias, existem outras rotinas administrativas que precisam fazer parte da gestão da academia.

Embora a frequência delas seja mais espaçada, você precisa deixá-las no seu radar para não perder de vista o que precisa ser feito, como:

• gestão de qualidade: para monitorar a satisfação dos clientes e implementar as adequações necessárias (ou até medidas preventivas, como as para evitar a evasão de alunos, por exemplo). Aqui também entram o treinamento e o desenvolvimento da equipe, do atendimento ao cliente à prestação de primeiros socorros;
• gestão de manutenção: a manutenção dos equipamentos da academia deve estar estabelecida em um calendário, que precisa ser seguido à risca. Isso é importante para manter a qualidade do seu serviço e a segurança dos seus alunos.  

De modo geral, estas são as principais rotinas administrativas de uma academia. Como você pode perceber — e talvez você já sinta isso na pele —, não é pouca coisa.

Boa parte dos seus dias como gestor, você passa mergulhado nessas questões, e, sim, pode ser exaustivo.

Mas, sabia que tem como deixar essa carga de trabalho bem mais leve?

Descubra como, a seguir.

Gestão de academia: a tecnologia simplifica

A tecnologia é uma grande aliada na gestão de uma academia. Existem muitos softwares e ferramentas tecnológicas, disponíveis no mercado, que automatizam e otimizam as rotinas administrativas e facilitam seu trabalho de gestor.

Programas específicos para gestão financeira, gestão de pessoas, marketing, monitoramento de acesso e frequência de alunos.

Um software de gestão financeira, por exemplo, permite que o gestor acompanhe as finanças da academia em tempo real, gerencie a folha de pagamento, controle as despesas e faça previsões de custos e receitas.

Soluções para gestão não faltam por aí. No entanto, grande parte delas é desenvolvida para um tipo de atividade.

Por isso, é comum ver gestores de academia gastando boa parte do seu orçamento ao contratar 3, até 4, sistemas diferentes, um para cada rotina administrativa.

Nesses casos, você até simplifica alguns processos. No entanto, você vai perceber que não é muito sustentável no longo prazo, pois os custos dos vários sistemas não são pequenos.

Portanto, se quiser fazer uma gestão excelente e que realmente funcione, pega aqui uma última dica:

Invista em um sistema de gestão completo para academias

Com um sistema completo, você leva a gestão da academia para outro patamar.

Afinal, se a intenção é descomplicar e tornar sua rotina menos trabalhosa, o ideal é contar com apenas um único sistema. Assim, você centraliza todos os processos e consegue todas as informações de que precisa para tomar as melhores decisões para o seu negócio.

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