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Gestão de academia: 8 erros que você não pode cometer no processo

Fazer a gestão de academia é algo que requer conhecimento e ferramentas para que o resultado seja eficiente e produtivo. Além disso, evitar o cometimento de erros é importante, mas para isso é necessário saber quais erros não podem ser cometidos no processo, para estar alerta.

Assim, este texto irá abordar 8 erros que você não pode cometer no processo de gerenciar uma academia.

Importância da gestão de academia

A gestão de academia é um processo muito importante para manter o funcionamento do local sempre com organização e oferecer a máxima qualidade aos alunos, em todos os sentidos.

Além disso, uma boa gestão tem relação com o sucesso do setor financeiro da academia, pois investir nas estratégias certas e ter um controle que permita que os resultados sejam alavancados são questões fundamentais.

Dito isso, a gestão precisa ser feita com total atenção e dedicação, voltando os esforços a melhorar o ambiente profissional, bem como aumentar os resultados e a satisfação dos alunos.

Para tanto, alguns erros não podem ser cometidos, pois comprometem a qualidade da gestão e podem dificultar ou impedir que os objetivos sejam atingidos.

Uma preocupante pesquisa do SEBRAE, mostra que 60% dos negócios fecha nos dois primeiros anos, e desses 60%. Quase 39% é por falta de gestão financeiras, ou seja, quebram por fluxo de caixa, falta de capital de giro e problemas direcionados ao financeiro. Totalmente evitáveis com simples análises financeiras.

Quais erros você deve evitar?

Existem diversos erros que podem ser cometidos na gestão de uma academia, e eles envolvem vários setores. Veja abaixo e esteja sempre atento para evitar todos eles e fazer uma gestão de qualidade.

Gestão sem software

Um dos principais erros que um gestor de academia pode realizar é não utilizar um software especializado para realizar todas as ações da gestão. Usar um sistema desenvolvido para essa finalidade vai fazer com que você tenha melhor qualidade na gestão de vendas, de resultados, na retenção de clientes e em muitos outros aspectos.

Através de um software você tem a capacidade de gerir com agilidade, praticidade e simplicidade, pois todas as ferramentas são pensadas e desenvolvidas com esse propósito.

Sendo assim, um dos primeiros erros que devem ser evitados é o de realizar a gestão sem o uso de ferramentas especializadas, ou até mesmo optar por sistemas manuais.

Gestão sem emissão de relatórios

Outro erro que pode prejudicar a gestão e deve ser evitado é não trabalhar com emissão de relatórios. Ao ter acesso a relatórios o gestor consegue ter maior dimensão dos resultados obtidos em determinado período, bem como pode fazer comparativos de evolução.

Dentro disso, alguns dos relatórios mais importantes são:

• Faturamento;
• Inadimplência;
• Adesão de clientes;
• Evasão de clientes;
• Treinos a vencer;
• Treinos vencidos.

Como você pode ver, a prática de emitir relatórios consegue fornecer uma visão mais ampla tanto na parte administrativa, quando na parte financeira e até mesmo operacional.

Assim, fazer toda a gestão da academia sem utilizar de relatórios é um erro que pode ter graves consequências a médio e longo prazo.

Não utilizar sistemas integrados

A gestão também comete um erro ao não lançar mão de sistemas integrados. No como do artigo você viu que não utilizar sistemas especializados é um grande erro. Mas dentro disso, optar pela utilização de sistemas integrados é essencial.

Através de sistemas integrados o gestor consegue ter maior alcance e praticidade, pois é possível integrar o sistema de gestão com as catracas de acessos da academia, com sistemas de leitores biométricos, emissão de nota fiscal, avaliação física, treinos, aplicativo pro aluno e demais serviços variados.

Com isso, o erro de não contar com essas facilidades pode acarretar na necessidade de uso de sistemas adicionais, o que vai dificultar a gestão e fazer com que o profissional precise se dividir entre tecnologias, quando poderia apenas utilizar uma integralizada com tudo reunido. Vale ressaltar que a maioria dos sistemas diz ser integrado, mas na prática não é, após contratar você descobre que tem que pagar a mais para usar mais módulos ou acessar outros sistema parceiros. Aqui no Next Fit, é tudo realmente integrado.

O controle de acesso faz parte da gestão de academia

O controle de acesso é algo indispensável em uma academia, de modo que a falta de uma forma de controle é um erro na gestão, pois vai impedir o fornecimento de dados precisos em relação à utilização dos serviços, frequência, assiduidade e muito mais.

Ao ter um controle adequado de acesso na academia, o gestor consegue ter total conhecimento de evasão e consegue saber quando é o momento de investir em propostas e estratégias para evitar desistências e perdas no faturamento.

Deixar de lado a gestão operacional da academia

Outro ponto crucial é a gestão operacional da academia. Muitas vezes os gestores focam na parte financeira e administrativa, mas negligenciam a parte operacional.

Dentro disso, a parte operacional diz respeito à manutenção de equipamentos, limpeza, treinamento de instrutores, avaliação física dos alunos, aquisição de novos equipamentos, investimento em novas aulas e muito mais.

Como você pode notar, essa parte trata especificamente da atividade principal da atividade, o que deve fazer parte de uma gestão completa e eficiente. Não cuidar dessa parte é um erro que pode ter grandes consequências negativas. Entenda como o sistema Next Fit pode ajudar na prescrição de treino assistindo a esse vídeo do nosso canal:

Não armazenar seus dados na nuvem

A gestão também pode estar em erro quando não utiliza servidores em nuvem para hospedar dados e informações com criptografia. Além disso, não ter backups também é um erro e pode gerar consequências desastrosas à gestão.

Isso porque, o processo de gestão precisa de comparativos para que consiga mensurar resultados. Assim, se houver perda de dados, a gestão fica comprometida e pode resultar em tomada de decisões sem o devido apoio.

É bem comum chegarem gestores aqui no Next Fit, decidindo sair do seu sistema que não é na nuvem, após algum tipo de incidente que o fez perder todos os dados, e todo o financeiro dos clientes. Alguns gestores já relataram prejuízos na casa das dezenas de milhares, pois não sabia mais quais alunos tinham pagado e quais não tinham.

Outro problema de não usar sistema com armazenamento na nuvem, é o fato de que somente os sistemas na nuvem são adequados a LGDP (Lei geral de proteção de dados), e se  você armazena dados dos seus clientes em um sistema que não está seguindo as práticas, está passívo uma multa alta.

Erros de mindset

Você já deve ter ouvido o ditado “você é seu pior inimigo”. Já vi muitos instrutores falarem coisas do tipo, para o aluno fortalecer seu psicológico de modo a ser resiliente nos treinos e na dieta.

O mesmo mindset vale para a gestão, você precisa ser resiliente e consistente nas práticas de gestão, principalmente nos estudos de aprimoramento e na prática dos processos já definidos (tipo aquela reunião semanal que você acha um saco fazer, mas é um processo necessário).

Uma pesquisa feita com os mais de 2.500 usuários do sistema Next Fit, elucidou algo que já imaginavamos, os profissionais com melhor resultado, dedicam pelo menos 3 horas semanais para estudar algo como: marketing, gestão de pessoas, finanças e etc..

Se você está pensando algo do tipo “Mas eu não sou bom em marketing, finanças, gestão e etc..”, eu vou te recomendar a leitura do livro Mindset da autora Carol Wreck. Este livro basicamente explica dois mindsets:

Mindset fixo: Você se definiu, definiu que não pode, que não é bom, logo nunca vai desenvolver determinada competência.

Mindset de desenvolvimento: Você entende que ainda não sabe, mas se estudar e praticar o aprimoramento contínuo, eventualmente chegará lá. Grandes profissionais e nomes, não nasceram com o talento latente que todos acreditam. Carol Wreck prova isso em seu livro. Um exemplo clássico é o jogador Micheal Jordan, que perdeu quase 300 partidas e 9.000 aremessos, antes de ser considerado o maior jogador de basketball de todos os  tempos.

Considerações finais

Dessa forma, esses são alguns dos principais erros que devem ser evitados para que o processo de gestão de academia para que os melhores resultados possam ser obtidos, com a forma mais adequada e produtiva, sempre com maior praticidade e eficiência.

Além disso, muitos deles podem ser evitados com o uso de software especializado nesse tipo de gestão, pois com um sistema adequado você consegue emitir relatórios, ter integração de ferramentas, fazer gestão operacional e tudo mais que é necessário para o pleno funcionamento e desenvolvimento de uma academia.

Portanto, estar sempre atento aos possíveis erros e tenta ao máximo evitar para que não aconteçam. Assim, vai ser muito mais fácil atingir os objetivos e metas de desenvolvimento da academia.

Quer saber mais como evitar os erros descritos aqui e contar com um software de gestão de academia? Então entre em contato conosco agora mesmo e solicite uma demonstração gratuita do sistema!

Atenciosamente

Douglas – CEO no Next Fit

Douglas Waltricke
Douglas Waltricke
CEO no Next Fit. Há 10 anos no segmentos fitness, especializado em marketing e vendas.
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