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O uso de sistema no processo de gestão nas academias

As academias estão cada vez mais populares. Isso acontece principalmente pelo fato da população brasileira estar se tornando, aos poucos, mais saudável.

O que contribui bastante para o aumento de praticantes de exercícios físicos, com certeza, é a tecnologia. A todo momento está sendo propagada a ideia de que é necessário ter um estilo de vida mais saudável, e deve ser dessa forma. Aliás, já parou pra pensar que de uns 5 anos pra cá, o que a gente mais vê nas redes sociais é tanquinho e gente treinando? rsrs

De acordo com os dados da Pesquisa Nacional de Saúde do IBGE publicada no final de 2020. Em 2019 30,1% dos brasileiros praticaram o nível recomendado de atividade física. Pode parecer pouco, mas contra os 22,7% de 2013 já é um grande avanço.

Com cada vez mais alunos, e o mercado fitness crescendo, cada vez mais cresce sua complexidade e consequentemente a necessidade de ferramentas para gestão.

Uso de sistema de gestão para academias

O que é, e qual a importância?

Basicamente um sistema pode ser constituído de um, ou um conjunto de softwares usados para simplificar tarefas que sem eles, seria preciso executá-las manualmente. Além disso, esses processos se tornariam extremamente repetitivos e bastante trabalhosos.

Fazer o uso de softwares é extremamente importante para a expansão de um negócio. Quanto mais ágil forem as atividades de gerenciamento, menos gasto será gerado, e menos tempo será perdido. Isso potencializa o lucro, que pode e deve ser usado para a expansão da academia.

Basicamente o sistema cuida de tarefas trabalhosas, para você e seus funcionário tratarem de outros pontos, como conversar com os alunos e fazer uma análise detalhada para entender suas necessidades, e assim vender mais planos focando nas necessidades dos alunos, criar treinos assertivos e por ai vai.

Além disso, eles proporcionam a centralização das informações, diminuindo o tempo de busca e otimizando todos os procedimentos dependentes delas, e depois, tudo fica muito mais organizado. Se você já passou por alguma consultoria profissional de gestão ou vendas, com certeza lembra, uma das primeiras coisas que eles perguntam é “Qual sistema você usa” ou “me passa tal relatório“, pois o consultor, precisa de dados para criar estratégias e tomar decisões, e se você não tiver, ele provavelmente falará algo do tipo “Então contrate um, e depois a gente conversa”, ou pelo menos deveria, pois sem dados, não tem nada que possa ser feito.

Tarefas que podem ser simplificadas

Não adianta ficar falando dos vários benefícios, se não são dados exemplos para esclarecer. Vamos conferir algumas tarefas simplificadas pelo uso de um sistema.

Controle financeiro

Com um sistema, é possível organizar questões como o fluxo de caixa, as contas, os números das vendas, emissão de boleto, datas de pagamentos dos alunos, dentre várias outras funcionalidades.

Além disso, o sistema permite a venda por cartão de crédito sem precisar da famosa maquininha. Outro vantagem importante, é o que ele fornece gráficos e estatísticas com todos os dados da parte financeira da academia.

Dessa forma, é possível monitorar constantemente o lucro, os gastos e os prazos, reduzindo significativamente as chances de algum problema ou imprevistos, como uma conta não paga, ou um aluno que deixou de quitar sua mensalidade, acontecerem.

Ficha de treino

A ficha de treino é algo extremamente importante para o aluno, já que é basicamente um passo a passo do que ele deve fazer. Contudo investir muito tempo na sua montagem pode ser um problema, principalmente para o aluno, que fica esperando. E sabemos que no mundo de hoje, agilidade é essencial.

Com um software, dá para fazer uma ficha de treino em menos de 3 minutos. Além da possibilidade de colocar informações mais detalhadas, deixando bastante o claro o que o aluno deve fazer.

Você também pode criar uma biblioteca de treinos, com vários treinos pré-configurados, exemplo:

Iniciante Ectomorfo

Intermédiário Ecotmorfo

Avançado Ectomorfo com foco em inferiores

Você deixa uma biblioteca de treinos cadastrada, e depois só adapta questões pontuais para os novos alunos. No Next Fit, já constatamos que alguns gestores chegam a economizar 12 horas mensais em tempo de prescrição de treino, por instrutor! Convertendo isso pra R$, estamos falando de uma economia de mais ou menos R$ 600,00 em mão de obra por instrutor/mês!

Avaliação física

A ficha de treino depende diretamente de uma boa avaliação física. O sistema traz rapidez, e um auxílio bastante importante para o profissional que irá realizá-la.

Somado a isso, o relatório fornecido pelo software é bem detalhado e aprofundado, além dar a opção de mandar todas as informações para o próprio aluno de uma forma muito simples.

No Next Fit, após ser efetuada a avaliação, ele vai automaticamente para o aplicativo do aluno. Ele recebe gráficos comparativos de sua evolução. Saiba mais sobre a avaliação assistindo esse vídeo: 

Integração

Com o uso adequado da tecnologia, é totalmente possível fazer a integração de vários pontos da academia. Dá para unir ferramentas como Catracas, leitores biométricos e impressoras térmicas de treino.

Dessa forma, a integração permite um controle maior do que está acontecendo na academia, o que é fundamental para o bom funcionamento de qualquer estabelecimento.

Além disso, essa integração passa para os alunos um ar de profissionalismo maior. Isso aumenta as chances deles se tornarem visitantes assíduos, e indicarem para outras pessoas.

Emissão de Nota fiscal

Isso deve ser música para os ouvidos dos empreendedores. Um sistema único que realiza tudo que foi citado acima, e ainda faz a emissão de notas fiscais de modo simplificado.

Todo mundo concorda que preencher a nota manualmente é uma tarefa inviável, principalmente se há um grande fluxo de pessoas e compras. O que geralmente as pessoas fazem é a contratações de empresas terceirizadas para esse serviço.

Com os softwares integrados, a academia pode ser gerida, e as Notas Fiscais emitidas em um único lugar, o que reduz e muito o custo.

Contratos eletrônicos

Os contratos são uma parte importante do processo de venda, afinal, são eles que formalizam o acordo é garantem o amparo jurídico para ambas as partes.

Com um software, não é necessário imprimir aquela papelada gigantesca e pedir para o cliente assinar. Basta enviar o documento de forma eletrônica, e só pedir a assinatura digital do aluno.

Isso torna essa etapa do processo em algo mais dinâmico e muito menos tedioso para o cliente.

É preciso sempre fazer de tudo para diminui ao máximo o número de etapas entre o conhecimento inicial, até a efetivação da compra para reduzir as chances daquela pessoa desistir.

A tecnologia evolui, e nós devemos evoluir junto com ela. A adoção de um sistema para o gerenciamento de academias é um investimento que, sem sombra de dúvida, é algo que deve ser feito. São tantos os motivos que o tornam indispensável, que o valor investido já começa a valer a pena assim que o sistema é adotado.

A Next Fit  oferece um sistema que têm todos os benefícios que foram citados. É isso mesmo, tudo aquilo em um único sistema integrado e muito mais. Você pode solicitar uma demonstração gratuita, e conferir por você mesmo todos os benefício desse servíco incrível.

Um bom sistema de gestão aliado a um ótimo marketing, certamente, fazem uma academia decolar e ter sucesso.

Douglas Waltricke
Douglas Waltricke
CEO no Next Fit. Há 10 anos no segmentos fitness, especializado em marketing e vendas.
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