A gestão de um negócio fitness vai muito além de uma boa infraestrutura, bons equipamentos e um atendimento de qualidade. Antes de tudo, é preciso funcionar de acordo com a legislação. Assim, apesar de simples, a emissão de nota fiscal para academia, estúdio ou box é um daqueles processos que ainda causam dúvidas e demandam tempo dos gestores.
Para facilitar essa tarefa, desde 2006 a atividade passou a ser digital, suspendendo o uso dos famosos talões de notas fiscais. Assim, a emissão pode ser feita diretamente através do site do Sefaz ou da prefeitura da sua cidade. Mas, ainda assim, a tarefa continua exigindo a atenção e o tempo de quem usa essas ferramentas.
Entretanto, sabia que é possível deixar a emissão de nota fiscal muito mais rápida, prática e segura? Atualmente, contar com um sistema para academia é a melhor solução para simplificar a sua rotina, diminuindo o volume de tarefas burocráticas e aumentando a produtividade da sua equipe.
Neste artigo você vai aprender o passo a passo para emitir nota fiscal para academia de forma moderna e eficaz! Assim, você irá encontrar:
Qual a importância da nota fiscal?
Com validade jurídica, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônico (NFC-e) é um documento obrigatório para qualquer empresa ou negócio prestador de serviços. Por isso, é um erro achar que apenas quem comercializa produtos físicos devem se preocupar com essa atividade! Afinal, é a nota quem comprova a transação de compra e venda e permite o recolhimento de impostos.
Assim, a cada venda de plano, produto fitness ou serviço adicional, a sua equipe deverá lançar o documento. Porém, mesmo assim, ainda existem muitos gestores de médio ou pequeno porte que não emitem nota fiscal para academia. Esse erro deixa o negócio em risco, já que as penalidades podem, inclusive, levar ao fechamento da academia.
Multas de até 100% sobre o valor
Quando uma academia deixa de emitir nota fiscal, logo, pode ser notificada pela Receita Federal com multas ou sanções. Assim, o seu negócio fitness pode ser enquadrado como sonegador de impostos e, além disso, o gestor poderá responder criminalmente em algumas situações.
A sonegação de impostos por não emitir nota fiscal está sujeita à multa que varia de 10% a 100% sobre o valor de cada nota. E não pense que a justiça é falha e que isso não pode acontecer com o seu negócio: é justamente a digitalização das transações que facilita a identificação de empresas e negócios irregulares.
7 passos para uma nota fiscal para academia prática e segura
A digitalização da nota fiscal já evitou o acúmulo e o investimento desnecessário em papéis. Inclusive, a tecnologia reduziu as chances de erros humanos e facilitou o processo de fiscalização de empresas e declarações. Entretanto, ainda assim, os sites padrões usados para a emissão têm falhas que impactam na produtividade da sua equipe.
Apesar de gratuitos, para emitir a nota fiscal é necessário redigir os dados da transação um a um. Imagina como isso pode ser cansativo e demorado quando se tem, por exemplo, mais de 250 alunos pagando mensalidade mensalmente? Não é à toa que o preenchimento de dados está entre os principais erros cometidos durante as emissões.
Entretanto, usando um sistema para academia tudo fica mais simples! No Next Fit todos os seus dados internos e de vendas estão integrados, permitindo o preenchimento automático. Então, otimizar o tempo e se manter regularizado fica mais prático. Porém, antes, é necessário ficar atento em todos os passos necessários para ter acesso ao processo de emissão. Confira:
1. NFS-e ou NFC-e?
Atenção ao seu tipo de nota fiscal! Sim, existem variações de notas fiscais para atender ao tipo de atividade do negócio ou empreendimento. Assim, na hora de emitir a nota fiscal para academia, é natural se confundir.
Apesar dessa informação ser básica, esse é um erro que pode trazer dores de cabeças e atrapalhar os seus processos diários. Por isso, o primeiro passo é fazer a emissão correta: academias e outros negócios fitness são enquadrados em NFS-e. Confira a diferença!
2. Tenha um certificado digital
O certificado digital é essencial para que a nota fiscal para academia seja assinada. A certificação deve ser adquirida junto à Autoridade Certificadora, credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Assim, pode ser do tipo A1 ou A3 e conter o CNPJ da sua academia.
3. Seja autorizado pela prefeitura
Depois disso, existe uma terceira etapa: fazer um cadastro fiscal junto ao órgão responsável pelo o seu tipo de atividade. No caso da academia, a prefeitura é quem responde e autoriza a prestação de serviços na sua cidade. Procure pelo setor da sua cidade tendo em mãos os seguintes documentos:
- Protocolo de solicitação de credencial
- Via original do CPF
- Documento de certificação pessoal
4. Pare de preencher nota fiscal do zero!
Agora sim chegou a hora de fazer as emissões! Entretanto, para emitir de forma segura, primeiro conte com um sistema de academia. O Next Fit conta com uma sessão específica para essa atividade no módulo “Financeiro”. Assim, você encontra uma página de fácil acesso para lançar o documento com praticidade e de forma automática.
5. Ative o serviço em seu sistema
Após iniciar o uso no Next Fit, então, você poderá ativar a emissão de nota fiscal para academia no seu sistema. Para usar o serviço é preciso pagar uma pequena taxa mensal. No entanto, é um investimento pequeno perto dos benefícios que já citamos até aqui. Ativar é bastante simples: uma vez que você tem o sistema, basta ir até à loja Next Fit e optar pelo produto.
Na hora da emissão, os dados da nota fiscal serão preenchidos em “piloto automático” pelo sistema, logo após o momento da venda. Além disso, o Next Fit disponibiliza os dados de todos os clientes, através da integração com um software CRM. Logo, a nota fiscal pode ser enviada facilmente via e-mail ou WhatsApp do aluno.
6. Cheque os seus dados
Agora você já pode começar a emitir as notas fiscais de todas as suas vendas. Entretanto, mesmo contando com um sistema de academia de alta tecnologia, no início é importante checar bem as suas informações e as dos seus clientes.
Quando for migrar os seus dados, confira se no sistema está correto o seu CNPJ, a razão social e o registro de tributação, por exemplo. Assim, depois, toda vez que uma emissão for ser feita, o preenchimento já será automático.
7. Tenha controle dos seus processos fiscais
Pronto: nota fiscal para academia concluída de forma fácil, segura e rápida! Isso garante também maior organização e controle sobre todas as suas atividades. No dashboard do Next Fit você consegue acompanhar todos os dados de venda, os recebimentos, o histórico geral de notas, além de claro, os dados principais (como datas, tipo e situação de plano).
Além disso, consegue visualizar e baixar o documento em PDF. Facilite a sua rotina!
Next Fit facilita a sua vida!
A rotina de um dono de academia é intensa: muitas vezes, o gestor chega a trabalhar mais de 14h por dia! Emitir nota fiscal, portanto, é apenas uma das tantas tarefas burocráticas e repetitivas que envolvem uma gestão de resultados e sucesso.
Por isso, se você quer mudar a sua realidade e deixar a sua rotina mais prática, simples e eficiente, então, contrate o Next Fit! O nosso sistema de gestão já ajudou mais de 4.000 negócios fitness a faturarem 43% mais e ficarem à cima da média de mercado. Conheça os nossos benefícios!
