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Como emitir nota fiscal para academia em 7 passos?

A gestão de um negócio fitness vai muito além de uma boa infraestrutura, bons equipamentos e um atendimento de qualidade. Antes de tudo, é preciso funcionar de acordo com a legislação. Assim, apesar de simples, a emissão de nota fiscal para academia, estúdio ou box é um daqueles processos que ainda causam dúvidas e demandam tempo dos gestores.

Para facilitar essa tarefa, desde 2006 a atividade passou a ser digital, suspendendo o uso dos famosos talões de notas fiscais. Assim, a emissão pode ser feita diretamente através do site do Sefaz ou da prefeitura da sua cidade. Mas, ainda assim, a tarefa continua exigindo a atenção e o tempo de quem usa essas ferramentas.

Mulher fazendo nota fiscal para academia
Emissão de nota fiscal é obrigatório para qualquer empresa ou negócio

Entretanto, sabia que é possível deixar a emissão de nota fiscal muito mais rápida, prática e segura? Atualmente, contar com um sistema para academia é a melhor solução para simplificar a sua rotina, diminuindo o volume de tarefas burocráticas e aumentando a produtividade da sua equipe.

Neste artigo você vai aprender o passo a passo para emitir nota fiscal para academia de forma moderna e eficaz! Assim, você irá encontrar:

Qual a importância da nota fiscal?

Com validade jurídica, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônico (NFC-e) é um documento obrigatório para qualquer empresa ou negócio prestador de serviços. Por isso, é um erro achar que apenas quem comercializa produtos físicos devem se preocupar com essa atividade! Afinal, é a nota quem comprova a transação de compra e venda e permite o recolhimento de impostos.

Assim, a cada venda de plano, produto fitness ou serviço adicional, a sua equipe deverá lançar o documento. Porém, mesmo assim, ainda existem muitos gestores de médio ou pequeno porte que não emitem nota fiscal para academia. Esse erro deixa o negócio em risco, já que as penalidades podem, inclusive, levar ao fechamento da academia.

Multas de até 100% sobre o valor

Quando uma academia deixa de emitir nota fiscal, logo, pode ser notificada pela Receita Federal com multas ou sanções. Assim, o seu negócio fitness pode ser enquadrado como sonegador de impostos e, além disso, o gestor poderá responder criminalmente em algumas situações.

A sonegação de impostos por não emitir nota fiscal está sujeita à multa que varia de 10% a 100% sobre o valor de cada nota. E não pense que a justiça é falha e que isso não pode acontecer com o seu negócio: é justamente a digitalização das transações que facilita a identificação de empresas e negócios irregulares.

7 passos para uma nota fiscal para academia prática e segura

A digitalização da nota fiscal já evitou o acúmulo e o investimento desnecessário em papéis. Inclusive, a tecnologia reduziu as chances de erros humanos e facilitou o processo de fiscalização de empresas e declarações. Entretanto, ainda assim, os sites padrões usados para a emissão têm falhas que impactam na produtividade da sua equipe.

Apesar de gratuitos, para emitir a nota fiscal é necessário redigir os dados da transação um a um. Imagina como isso pode ser cansativo e demorado quando se tem, por exemplo, mais de 250 alunos pagando mensalidade mensalmente? Não é à toa que o preenchimento de dados está entre os principais erros cometidos durante as emissões.

Entretanto, usando um sistema para academia tudo fica mais simples! No Next Fit todos os seus dados internos e de vendas estão integrados, permitindo o preenchimento automático. Então, otimizar o tempo e se manter regularizado fica mais prático. Porém, antes, é necessário ficar atento em todos os passos necessários para ter acesso ao processo de emissão. Confira:

Mãos de gestor fazendo cálculos e mexendo em papéis
Uso de sistema de academia evita que dados sejam redigidos um por um

1. NFS-e ou NFC-e?

Atenção ao seu tipo de nota fiscal! Sim, existem variações de notas fiscais para atender ao tipo de atividade do negócio ou empreendimento. Assim, na hora de emitir a nota fiscal para academia, é natural se confundir.

Apesar dessa informação ser básica, esse é um erro que pode trazer dores de cabeças e atrapalhar os seus processos diários. Por isso, o primeiro passo é fazer a emissão correta: academias e outros negócios fitness são enquadrados em NFS-e. Confira a diferença!

2. Tenha um certificado digital

O certificado digital é essencial para que a nota fiscal para academia seja assinada. A certificação deve ser adquirida junto à Autoridade Certificadora, credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Assim, pode ser do tipo A1 ou A3 e conter o CNPJ da sua academia.

3. Seja autorizado pela prefeitura

Depois disso, existe uma terceira etapa: fazer um cadastro fiscal junto ao órgão responsável pelo o seu tipo de atividade. No caso da academia, a prefeitura é quem responde e autoriza a prestação de serviços na sua cidade. Procure pelo setor da sua cidade tendo em mãos os seguintes documentos:

  • Protocolo de solicitação de credencial
  • Via original do CPF
  • Documento de certificação pessoal 

4. Pare de preencher nota fiscal do zero!

Agora sim chegou a hora de fazer as emissões! Entretanto, para emitir de forma segura, primeiro conte com um sistema de academia. O Next Fit conta com uma sessão específica para essa atividade no módulo “Financeiro”. Assim, você encontra uma página de fácil acesso para lançar o documento com praticidade e de forma automática.

5. Ative o serviço em seu sistema

Após iniciar o uso no Next Fit, então, você poderá ativar a emissão de nota fiscal para academia no seu sistema. Para usar o serviço é preciso pagar uma pequena taxa mensal. No entanto, é um investimento pequeno perto dos benefícios que já citamos até aqui. Ativar é bastante simples: uma vez que você tem o sistema, basta ir até à loja Next Fit e optar pelo produto.

Na hora da emissão, os dados da nota fiscal serão preenchidos em “piloto automático” pelo sistema, logo após o momento da venda. Além disso, o Next Fit disponibiliza os dados de todos os clientes, através da integração com um software CRM. Logo, a nota fiscal pode ser enviada facilmente via e-mail ou WhatsApp do aluno.

Imagem do relatório no sistema Next Fit mostrando como fazer DRE para academia
Além de nota fiscal, sistema permite outras emissões como DRE

6. Cheque os seus dados

Agora você já pode começar a emitir as notas fiscais de todas as suas vendas. Entretanto, mesmo contando com um sistema de academia de alta tecnologia, no início é importante checar bem as suas informações e as dos seus clientes.

Quando for migrar os seus dados, confira se no sistema está correto o seu CNPJ, a razão social e o registro de tributação, por exemplo. Assim, depois, toda vez que uma emissão for ser feita, o preenchimento já será automático.

7. Tenha controle dos seus processos fiscais

Pronto: nota fiscal para academia concluída de forma fácil, segura e rápida! Isso garante também maior organização e controle sobre todas as suas atividades. No dashboard do Next Fit você consegue acompanhar todos os dados de venda, os recebimentos, o histórico geral de notas, além de claro, os dados principais (como datas, tipo e situação de plano).

Além disso, consegue visualizar e baixar o documento em PDF. Facilite a sua rotina!

Next Fit facilita a sua vida!

A rotina de um dono de academia é intensa: muitas vezes, o gestor chega a trabalhar mais de 14h por dia! Emitir nota fiscal, portanto, é apenas uma das tantas tarefas burocráticas e repetitivas que envolvem uma gestão de resultados e sucesso.

Por isso, se você quer mudar a sua realidade e deixar a sua rotina mais prática, simples e eficiente, então, contrate o Next Fit! O nosso sistema de gestão já ajudou mais de 2.500 negócios fitness a faturarem 36% mais e ficarem à cima da média de mercado. Conheça os nossos benefícios!

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