Administrar seu negócio te faz chegar ao final do dia com a sensação de ter treinado mais pesado do que podia?
A solução para acabar com isso pode estar em um software para academia.
Afinal, administrar uma empresa não é fácil mesmo. São tantas as tarefas para executar que, depois de tanto tempo repetindo sempre os mesmos processos, a exaustão é real.
No entanto, você pode reduzir essa carga de trabalho e, ainda assim, hipertrofiar seu faturamento, apenas inserindo a tecnologia na sua rotina.
Se você acha que isso é papo de vendedor, só continue a leitura. Neste artigo, você vai descobrir o que é e como funciona um software para academia, além dos benefícios e vantagens para o seu negócio.
E, quando você perceber que é realmente disso que precisa, ainda encontra dicas para escolher o app ideal para a sua academia.
Só vem, gestor!
O que é um software para academia?
Software para academia é um programa desenvolvido com o intuito de organizar as atividades e otimizar os processos gerenciais de empreendimentos do segmento fitness.
Com esse tipo de programa, todo o trabalho que, normalmente, é executado de forma manual, passa a ser automatizado. O que é excelente para o seu negócio, já que essa burocracia “analógica” consome muito tempo do seu trabalho como gestor, concorda?
Portanto, se você pode implementar o uso de uma tecnologia que simplifica a gestão da academia, por que não fazer isso? Afinal de contas, imagine tudo o que você pode fazer para a expansão do seu empreendimento com o todo tempo poupado no mês.
Agora, você deve estar se perguntando: como funciona um software para academia? A resposta para sua dúvida está logo na sequência.
Como funciona um software para academia?
Existem duas modalidades de softwares para academia: os programas que são instalados em seu computador e o tipo SaaS (software como serviço).
O primeiro, embora ainda seja encontrado no mercado, está caindo em desuso. Além de ser mais caro — você precisa comprar o sistema —, ele opera a partir do seu computador.
Para isso, sua máquina deve ter capacidade para rodar o programa, caso contrário, você vai lidar com constantes bugs e lentidão. Aí, o que seria para ajudar, vira mais um transtorno.
O que nos leva ao segundo tipo:
Sistemas tipo SaaS
Este é o modelo de software para academia mais procurado e utilizado atualmente. E você vai entender porquê.
Os sistemas tipo SaaS são hospedados na nuvem, operam online. Logo, o responsável por manter tudo funcionando como deve é a empresa fornecedora do serviço.
Servidores, conexão e proteção de dados… você não precisa se preocupar com nada disso e, pode acreditar, só essa facilidade pode te poupar de muita dor de cabeça.
A sua única responsabilidade — essencial para obter os resultados esperados — é inserir as informações necessárias sobre o seu negócio. E, então, sua gestão de academia se transforma em uma tarefa bem mais simples e eficiente.
Com apenas alguns cliques, você tem acesso a diversas ferramentas para otimizar o seu trabalho de gestor.
Esse tipo de sistema funciona como um serviço por assinatura: para utilizá-lo, você paga uma mensalidade de acordo com os recursos oferecidos ou contratados.
Isso porque você encontra softwares que oferecem apenas o básico, outros com funções extras mediante pagamento adicional e os sistemas completos. Logo, como você pode imaginar, as vantagens e os preços variam bastante.
Por falar em vantagens, veja como esses programas podem ajudar na administração da academia.
Quais as vantagens de usar um software para academias?
Talvez você esteja pensando se precisa mesmo de um programa de gestão para o seu negócio, não é?
Essa dúvida é completamente natural, ainda mais se, na sua percepção, sua empresa funciona bem do jeito que está, mesmo que você precise trabalhar muito mais do que deveria para mantê-la assim.
Porém, pode apostar: até o final desse artigo, você vai começar a pensar porque ainda não contratou um sistema para academias.
Afinal, esse tipo de software assume as tarefas trabalhosas e repetitivas do dia a dia para que você e sua equipe possam se dedicar ao crescimento da empresa.
Ou seja, oferecer um serviço de qualidade e criar relacionamento com seus alunos, utilizando ferramentas adequadas que podem aumentar seu faturamento e consolidar sua marca no mercado.
Dá uma olhada nessas quatro vantagens de usar um software para gestão de academias.
1. Informações centralizadas em um só local
Com a implementação de um software para academia, as fichas de papel e até aquelas planilhas complexas — que você já desistiu de usar — são aposentadas de vez.
Todas as informações geradas pelos diversos setores da empresa (cadastros de clientes e fornecedores, despesas e receitas, agendamentos etc) são inseridas no mesmo programa.
Com a centralização dessas informações, o tempo de busca é reduzido, agilizando todos os procedimentos que dependem delas.
E, como elas ficam armazenadas na nuvem, todos os seus colaboradores autorizados a acessar a plataforma podem utilizar esses dados, no dia a dia, para cumprir suas funções.
Portanto, além de facilitar o acesso à informação, um software para academia cria um ambiente de trabalho mais colaborativo. Bem mais fácil coordenar a equipe da academia assim, não acha?
2. Saúde financeira da academia sempre em dia
O sucesso de qualquer empreendimento comercial passa por uma gestão financeira de qualidade.
Fazer o controle de fluxo de caixa manualmente, anotando todos os valores que entram e saem da empresa, é uma atividade que consome muito tempo, atenção — e paciência. Ainda assim, os resultados podem não ser satisfatórios.
Um sistema para academias traz a solução para esse problema. Com o software, você consegue um controle bem mais assertivo do fluxo de caixa, acompanhando as entradas e saídas com facilidade.
Dessa forma, você evita o temido caixa 2 e reduz a inadimplência, dois dos principais problemas que tiram o sono dos gestores de academia.
Além disso, a função de controle financeiro, normalmente, permite registrar todas as contas a pagar e a receber. Assim, você não apenas evita o atraso no pagamento dos fornecedores e colaboradores, como também facilita o processo de cobrança das mensalidades.
E sabe o que mais é legal?
Os softwares para academia mais modernos e completos geram relatórios e gráficos que mostram todos os detalhes das finanças do seu negócio.
O que é incrível, pois você consegue ficar de olho no lucro, nos gastos e nos prazos o tempo todo, evitando problemas e surpresas desagradáveis. Pode se preparar para dizer adeus às contas penduradas e às mensalidades atrasadas.
Com tudo organizado, fica bem mais fácil conservar a saúde financeira da academia.
3. Gestão de tempo turbinada
Com a implantação de um software para academia, sua equipe gasta menos tempo anotando e pesquisando em fichas de papel.
Todas as informações sobre os treinos de cada aluno, avaliações físicas e frequência ficam armazenadas na plataforma, acessíveis com apenas alguns cliques. Dessa forma, seus colaboradores podem dedicar mais tempo aos alunos, às aulas e às atividades estratégicas da academia.
Sem contar que você também não precisa mais ficar correndo atrás dos instrutores para cobrar a atualização dos treinos e avaliações físicas.
Nenhuma dessas tarefas são feitas manualmente e, portanto, não precisam mais depender da disponibilidade dos seus colaboradores. Não tem mais aquele negócio de “vou fazer quando der”.
Por isso, alguns sistemas oferecem relatórios de produtividade da equipe, como:
- relatório de treinos vencidos: descubra de quais alunos os instrutores esqueceram de renovar o treino;
- relatório de treinos a vencer: que tal antecipar o vencimento do treino do aluno e já trazer um novo e motivador?;
- avaliações físicas vencidas: ajuda seu instrutor a saber a hora de oferecer uma nova avaliação para o aluno;
- relatório de risco de abandono: mostra quais clientes têm mais chances de deixar de frequentar a academia para que você possa intervir a tempo.
E olha que esses são apenas alguns exemplos, hein!
4. Experiência mais agradável para o aluno
Uma função interessante do software para academia é a possibilidade da criação de perfis para cada um dos alunos. Dessa forma, você consegue em um atendimento humanizado e personalizado para cada cliente.
Os perfis apresentam informações como: modalidade contratada, aulas que mais frequentam, condições de saúde e possíveis limitações, média de faltas por mês, mensalidades em aberto etc.
Além disso, alguns softwares disponibilizam certos tipos de serviços para os alunos, por meio de aplicativo próprio. Assim, eles podem visualizar suas informações, receber mensagens e lembretes, agendar aulas, fazer pagamentos e até solicitar um treino novo.
Logo, além de melhorar a administração da academia, esses apps podem fazer toda a diferença para melhorar a experiência e a satisfação do cliente.
Como consequência, seu serviço tende a ser mais valorizado, o que contribui para a fidelização dos alunos.
Transformador esse tal de programa para academias, não é mesmo?
E, para você perceber, de uma vez por todas, como esse tipo de software é um divisor de águas para a sua rotina de trabalho, confira o que mais ele pode fazer por você.
Software para academia: 6 tarefas de gestão otimizadas
Você acabou de conhecer, de forma geral, as vantagens de usar um app para academia na gestão do seu negócio.
Agora, descubra 6 das muitas tarefas que podem ser simplificadas por esse tipo de software.
1. Controle de acesso
Muito mais do que garantir segurança, um software integrado ao controle de acesso da academia fornece informações importantes para gestão.
Frequência dos alunos, horários mais movimentados e necessidade de instrutores em determinados momentos, por exemplo. Com esses dados em mãos, você pode traçar estratégias de marketing, campanhas e promoções para impulsionar seu negócio.
Além disso, a integração do software com catracas, leitores biométricos e outros dispositivos de controle de acesso derruba seus índices de inadimplência.
Isso porque, quando um aluno está em débito com as mensalidades, o sistema acusa o pagamento pendente e barra sua entrada até que ele regularize sua situação financeira.
Essa funcionalidade tende a reduzir os atrasos nos pagamentos, afinal, quem é que gostaria de ser impedido de entrar na academia para treinar, não é mesmo?
Por fim, investir nessa tecnologia transmite uma imagem profissional da sua academia, mostrando que você se preocupa com agilidade, modernidade e segurança.
Com todas essas vantagens, você conquista a fidelidade dos seus clientes e impulsiona o sucesso do seu negócio.
2. Avaliação física
Uma ficha de treino bem montada precisa usar como base as informações obtidas na avaliação física do aluno. Um app para academias otimiza essa tarefa, tornando todo esse processo de avaliação muito mais ágil e eficiente.
Todos os dados ficam armazenados no perfil do aluno, o que facilita o acompanhamento da sua evolução ao longo do tempo e aponta as necessidades de ajustes no programa de treinamento.
Seu aluno também sai ganhando, pois, acessar suas avaliações é uma maneira prática e eficaz de entender seu progresso e se manter motivado durante a jornada fitness.
3. Ficha de treino
Prescrever programas de exercícios e montar fichas de treino é grande parte do trabalho dos instrutores da academia. Agora, imagine fazer isso, à mão, praticamente todos os dias.
Aliás, nem precisa imaginar. Se você ainda não usa um software para academia, sabe muito bem quanto tempo é gasto apenas nessa rotina. E tempo é dinheiro, certo, gestor?
Se colocar na ponta do lápis, você vai se surpreender com o impacto dos números — em horas e em $$$ — no seu negócio.
Por outro lado, a partir do momento em que você decide automatizar essa tarefa, seu serviço ganha agilidade, reduzindo o tempo de espera dos alunos para acessar os treinos.
Alguns softwares para academia contam com opções de treinos pré-configurados e editáveis. Basta fazer ajustes pontuais para os alunos e pronto! Ficha de treino criada com sucesso — e em tempo recorde.
4. Pagamento recorrente
Um software para academia que oferece a opção de pagamento recorrente é muito vantajoso para o seu negócio.
Essa modalidade de plano pode aumentar, consideravelmente, sua taxa de renovação de matrículas e o seu faturamento.
Sem contar com a redução da inadimplência, já que os pagamentos são automáticos. Logo, você tem mais previsibilidade de ganhos, podendo tomar as decisões mais assertivas para investir no seu negócio.
Já consegue perceber como esse tipo de pagamento garante a segurança contra a sazonalidade? Se um aluno opta por plano recorrente, a tendência é que ele continue frequentando a academia, afinal, o pagamento já está programado.
E, mesmo que ele tenha a intenção de cancelar, sua equipe ganha uma excelente oportunidade de entender melhor os motivos da evasão e negociar condições para mantê-lo na academia.
Aliás, sua equipe também é beneficiada, pois essa modalidade elimina necessidade enviar mensagem de cobrança de mensalidade e de emitir inúmeros boletos todos os meses.
5. Contratos eletrônicos
Os contratos de prestação de serviço são super importantes para formalizar as vendas e garantir a segurança jurídica de todos os envolvidos. A única coisa chata é ter que lidar com pilhas e pilhas de papel para imprimir e arquivar.
Mas a boa notícia para você que está cansado desse trabalho todo é que, com um software para academia, ele simplesmente não existe mais.
Claro que os contratos continuam existindo, o que some, de vez, é a papelada. Você faz um modelo de contrato e envia para o aluno colocar a assinatura digital.
E o documento fica guardado nas informações de cadastro do aluno, acessível por ele e por você com apenas alguns cliques.
Um sonho realizado, concorda?
Afinal, com menos etapas e burocracias no meio do caminho, maior é a chance de efetivar as vendas. E é isso que interessa!
6. Emissão de nota fiscal
Sejamos honestos, preencher notas fiscais manualmente é quase uma missão impossível. Ainda mais quando isso envolve um grande número de fornecedores e alunos.
Tanto é que muitos gestores preferem terceirizar esse serviço para empresas especializadas. Por um lado, isso reduz sua carga de trabalho, mas, por outro, aumenta bastante os seus custos.
Agora, imagine você não depender de terceiros e nem de estar com a paciência em dia para resolver esse assunto?
É essa praticidade e economia que um bom software para academias oferece. Portanto, se você pode contar com um sistema que simplifica e agiliza a emissão de notas fiscais, qual o motivo para não adotá-lo na sua academia?
Se for uma questão financeira, saiba que existem opções para todos os bolsos. Descubra quanto custa um app de academia.
Quanto custa um app de academia?
Os preços dos apps de academia variam bastante e, no mercado brasileiro, você encontra opções que vão de R$ 150,00 a R$ 5 mil por mês. Esse valor depende do tipo de software, do número de alunos da sua academia e das funcionalidades oferecidas ou contratadas.
Agora, uma dica importante: não se deixe levar apenas pelo preço. É fundamental ficar de olho em todos os detalhes e avaliar o custo-benefício de cada opção antes de contratar o serviço.
Às vezes, aquela opção mais cara não oferece todos os recursos que você precisa. E o que parece ser mais barato pode acabar saindo muito caro se não resolver, de fato, os problemas de gestão do seu negócio.
Portanto, avalie com cuidado todas as opções disponíveis e escolha o sistema que atenda às suas demandas. Assim, você garante que vai investir no melhor app para a sua academia.
Quer descobrir qual é ele? Confira agora!
Qual o melhor app para academia?
O melhor app para academia é aquele que realmente atende a todas as suas necessidades e demandas de gestão.
Afinal, gerenciar um negócio envolve uma série de tarefas administrativas e operacionais, e o sistema escolhido precisa ser capaz de centralizar e automatizar esses processos de forma eficiente.
Logo, o software ideal para a sua academia deve trazer vantagens reais que facilitem sua rotina, impulsionem o seu crescimento e ofereçam um bom retorno pelo investimento realizado.
Para te ajudar nessa missão desafiadora de selecionar mais um fornecedor para o seu negócio, olha só como escolher um software para academia.
Leia também: Como escolher fornecedores para academia de ginástica? Confira!
Como escolher um app para academia?
Leve em consideração os tipos de sistema para academia disponíveis no mercado. Alguns têm apenas a função de agenda e planilha de treino. Outros — e são esses os que mais interessam — oferecem soluções administrativas, financeiras e operacionais para uma gestão mais eficiente do seu negócio.
Pesquise bastante e informe-se sobre as opções que mais se aproximam daquilo que você precisa para otimizar a gestão da sua academia.
Levante os prós e contras de cada um, pesquise nos sites de reclamação e dê uma boa conferida na reputação dos seus potenciais fornecedores.
E, é claro, não deixe de pesquisar depoimentos e opiniões de outras pessoas que já estão utilizando o sistema. Essa é uma ótima maneira de obter insights valiosos sobre sua eficácia e usabilidade.
Logo, ao escolher um app para academia, analise as 6 características abaixo:
1. Funcionalidades
Verifique se o software oferece as funcionalidades básicas de controle administrativo, financeiro, de acesso, agenda, fichas de treinos e área do aluno.
E não se esqueça de conferir se o sistema traz as outras tecnologias que podem ser adequadas às suas necessidades, como ferramentas para vendas e app do aluno, por exemplo.
2. Facilidade de uso
Quando falamos de sistemas, a facilidade de uso é essencial. Não adianta ter a ferramenta mais avançada se você não sabe como aproveitá-la, concorda?
Por isso, um bom sistema deve ser intuitivo e amigável. Ele deve permitir que você navegue sem complicações, realizando as tarefas de forma simples e rápida. Ou seja, a ideia é que ninguém precise ser um especialista em tecnologia para utilizá-lo.
3. Possibilidade de integração e migração
Como você já viu, a integração do software com catracas, leitores biométricos e outros dispositivos de controle acesso é essencial.
Além disso, caso você tenha usado um app e tenha as informações armazenadas, sua nova escolha precisa aceitar a migração de dados e ser compatível com os equipamentos de controle de acesso que você já possui.
4. Suporte eficiente
O fornecedor do software deve oferecer treinamento e suporte humanizado, eficiente e disponível quando surgirem dúvidas ou problemas.
Confira os canais de comunicação do suporte e se os horários de atendimento cobrem o horário de funcionamento do seu negócio. Afinal, você precisa de tudo rodando perfeitamente enquanto a academia está aberta, certo?
5. Segurança de dados
Outro ponto crucial é a segurança da informação. A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) está aí justamente para estabelecer diretrizes que garantem a privacidade e proteção de informações pessoais.
Portanto, verifique se o sistema oferece medidas de proteção robustas para manter seus dados e informações dos clientes em total segurança, como criptografia e backups automáticos.
6. Custo-benefício vantajoso
Por fim, mas não menos importante — muito pelo contrário, na verdade —, um software para academia precisa caber no seu bolso. Ou seja, ter um preço compatível com os recursos oferecidos e estar dentro da média praticada no mercado.
Considerando esses aspectos, você consegue encontrar a solução perfeita para a gestão da sua academia.
Vale reforçar: pesquise bastante, entre em contato com os desenvolvedores e tire todas as suas dúvidas. Não é todo software que te entrega tudo o que você viu aqui. Portanto, muita atenção!
Agora, se você já quer saber onde encontrar todos esses benefícios, e muito mais, pega essa última dica.
Next Fit: o sistema favorito dos gestores de academia
Sem exageros, nem papo de vendedor. O Next Fit é o software para academias que tem o melhor custo-benefício do mercado e a melhor avaliação nas lojas de aplicativos do segmento.
Nosso sistema tem todas as ferramentas necessárias para turbinar sua gestão e fazer sua academia decolar.
Já são mais de 5 mil clientes por todo o país desde o seu lançamento, em 2018, por isso, somos a solução para negócios fitness que mais cresce no Brasil.
O nosso crescimento é reflexo dos resultados que entregamos para negócios como o seu: um faturamento até 43% maior que a média do mercado com apenas 6 meses de implantação.
Tudo isso porque o Next Fit assume as tarefas do dia a dia para que você se dedique ao mais importante: seus clientes, peças-chaves para a expansão do seu negócio.
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