Você sabia que um sistema financeiro para academia pode fazer maravilhas para o seu negócio? Pois é! Isso porque ele amplia sua visão sobre o seu fluxo de caixa permitindo, assim, que você realize um controle mais assertivo sobre esse aspecto tão delicado.
Acha que é apenas isso? Pois está muito enganado! Isso porque, com essa ferramenta, fica muito mais fácil identificar gargalos que possam estar bloqueando o seu crescimento no mercado.
Levar esse assunto à sério é fundamental. Afinal (não queremos te assustar!), mas uma pesquisa do Sebrae revelou que quase 50% das empresas fecham em até 3 anos por má gestão financeira.
Inclusive, muitas delas podem até mesmo apresentar lucratividade acima da média, mas, por erros e falhas na rotina gerencial, acabam não resistindo a ameaças, sazonalidades e modernizações.
Isso porque optam por realizar manualmente a rotina financeira para academia, dificultando a visualização estratégica do negócio e do mercado. Além, claro, de tornar muito mais lenta a resposta a atividades ineficientes ou desatualizadas.
Portanto, contar com a tecnologia para facilitar a gestão e aumentar a efetividade, é indispensável para a manutenção de um fluxo de caixa positivo.
Neste artigo, vamos te dar dicas para te ajudar a melhorar a gestão financeira de sua academia e fazer o seu negócio brilhar!
Bora lá? 😉
Como fazer a gestão financeira de uma academia?
A gestão financeira de uma academia é muito semelhante a de empresas de outros nichos. Afinal, estamos falando de etapas, setores e processos comuns de gestão, como contas a pagar, fluxo de caixa, recebimentos, etc.
Assim como em todo negócio, existem práticas que podem facilitar a adoção de ferramentas, planos, estratégias, metodologias e de um sistema financeiro para academia. E a primeira delas é montar um cronograma de gestão.
Para te auxiliar nesse processo, desenvolvemos um passo a passo de como fazer gerenciamento financeiro de uma academia. Confira!
1. Entenda a rotina do setor financeiro de academia e organize a casa!
Se a sua academia opera há algum tempo, o primeiro passo para fazer uma boa gestão financeira é “colocar a casa em ordem”. Afinal, a desorganização é um dos principais problemas de uma gestão.
Então, antes de qualquer planejamento, você deve identificar o que está fora do lugar e quais atividades não estão sendo realizadas da maneira adequada.
Um exemplo muito comum, principalmente em academias de pequeno porte, é misturar contas pessoais com as da empresa.
Se identificou? Então, está na hora de virar essa chave e lidar com suas contas pessoais em casa!
Feito a separação, vamos ao passo dois!
2. Classifique os custos e as receitas
No processo de organização citado acima, você conseguirá identificar todos os custos que realmente fazem parte da empresa. Assim, poderá seguir para a etapa dois, que é categorizar e classificar as despesas, os investimentos e as receitas.
De maneira muito resumida, os custos podem ser divididos entre fixos, que não estão atrelados ao faturamento ou número de clientes (como folha de pagamento, locações, etc.), e variáveis, que mudam conforme os ganhos (como impostos, taxas, fornecedores e outros).
Em seguida, é a hora de olhar para as suas receitas! Elas também devem ser categorizadas segundo a sua fonte: vendas de produtos fitness, matrículas, mensalidades, dividendos, rendimentos e outros.
Não se esqueça de registrar todas as informações referentes a custos e despesas. Principalmente datas, se são à vista ou a prazo, prioridades etc.
Dica de ouro: automatizar esta etapa com um bom sistema financeiro para academias pode torná-la muito mais rápida e eficiente!
3. Analise o seu capital de giro
Esta é uma etapa do gerenciamento que muitas vezes é ignorada. Quando ocorrem sazonalidades ou eventos inesperados, esta desatenção pode custar muito caro.
Isso porque, sem o capital de giro, sua academia pode não conseguir se sustentar pelo período de instabilidade; fazendo com que você tenha que cortar custos essenciais para o seu bom funcionamento, como nos setores de atendimento ao cliente e de professores.
O ideal para evitar essa situação é manter um capital de giro de 3 a 6 vezes de caixa mensal. Assim, você consegue passar por ameaças, sem impactar a qualidade dos serviços.
4. Monte o planejamento estratégico
Agora, com essas informações, fica bem mais fácil desenvolver um bom gerenciamento financeiro, que deve apresentar:
- todas as despesas e receitas categorizadas;
- processos do gerenciamento;
- ferramentas, estratégias e o sistema financeiro para academia;
- orçamento necessário para a operacionalização da gestão (investimentos, licenças, pagamento de fornecedores);
- equipe ou colaborador responsável pela gestão;
- metas e objetivos;
- indicadores, métricas e metodologia de monitoramento;
- prazo do plano de ação.
Com o planejamento estratégico, você tem informações e diretrizes personalizadas para o modelo de negócio, tornando-o mais efetivo e alinhado com as suas possibilidades e expectativas.
5. Faça o monitoramento com um bom sistema financeiro para academia
Contar com um bom sistema financeiro para academia é, novamente, a melhor forma de driblar alguns dos principais desafios do gerenciamento.
Mas fique atento na hora da escolha, ele deve atender ao seu modelo de negócios e a demanda operacional da empresa.
Confira no vídeo abaixo mais algumas dicas de como fazer uma boa gestão financeira de uma academia:
Quais as funções de um sistema financeiro para academias?
Com tantos processos para gerenciar, manter operações totalmente manuais, com inúmeras planilhas, pode ser um tiro no pé!
Isso porque fazer tudo “na raça” pode duplicar a quantidade de erros e deixar o processo mais lento e difícil.
Para reverter esse cenário, abraçar bons recursos tecnológicos, com certeza, pode fazer toda a diferença!
Esse é o caso de um bom sistema financeiro para academia, que tem como funções:
- integração com outras ferramentas da academia, como catracas e leitores biométricos;
- cadastro de pagamentos recorrentes;
- cobranças automáticas;
- controle de inadimplentes
- diversidade de métodos de pagamentos, com recebimento via cartão, PIX ou boleto;
- possibilidade de antecipação de recebíveis;
- função de fluxo de caixa;
- gestão de planos e mensalidades;
- gestão de custos e despesas;
- DRE.
O NextFit é o sistema que, além de simplificar o controle financeiro, entrega um aplicativo exclusivo para os seus alunos, no qual ele pode contratar e renovar planos, verificar e editar treinos, agendar aulas e até mesmo interagir com outros alunos.
Vantagens de um sistema financeiro para academia
Neste artigo, você viu o passo a passo de como fazer o gerenciamento financeiro de uma academia, a importância de um bom sistema e quais funções procurar ao contratar um. Ainda não se convenceu se vale mesmo a pena modernizar seu negócio?
Para não deixar nenhuma dúvida, listamos algumas das principais vantagens do sistema financeiro para academia da Next Fit:
- otimização de tempo: com a automação é possível economizar mais de 11 horas por semana;
- impactos positivos no faturamento da empresa: ganhos superiores a 43% em 6 meses de uso;
- simplicidade e praticidade para a gestão financeira: com ferramentas que automatizam grande parte das operações;
- aumento na retenção de alunos: com a função de pagamento recorrente, os alunos contratam planos sem usar o limite do cartão, melhorando, assim, a taxa de fidelização e retenção;
- muito mais organização para alunos, gestores e professores: com ferramentas de agendamento, prescrição de treinos, avaliações físicas, cadastro de alunos e controle financeiro.
Bom, estas são apenas algumas vantagens de investir no sistema para academias que mais cresce no Brasil!
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