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Sistema de gerenciamento de clubes: as vantagens e desvantagens!

Você conhece os benefícios de um sistema de gerenciamento de clubes (SGC) ou um sistema para academia para o seu negócio? A solução pode mudar a forma como você gere e chega aos seus resultados. Afinal, os donos e administradores de clubes esportivos, de natação, estúdio de pilates ou associações sabem quantas tarefas repetitivas e burocráticas fazem parte do seu dia a dia.

Crianças em aula de natação após terem passados pelo agendamento em sistema de gerenciamento de clubes
Gerenciamento de clubes envolvem processos burocráticos e repetitivos

Entretanto, a gestão de qualquer negócio ou empreendimento não precisa ser tão difícil! O uso de sistemas conta com uma série de funcionalidades que garantem o lucro e até mesmo o crescimento do clube.

Então, descubra como otimizar o tempo no seu dia a dia e ainda melhorar a experiência dos seus alunos ou membros! Nesse artigo nós te explicamos tudo para escolher um sistema de gerenciamento de clubes ou sistema para academia que atenda às suas necessidades. Aqui você vai encontrar: 

Simplificando o sistema de gerenciamento de clubes

Se você gerencia um clube provavelmente já ouviu falar de SGC. Entretanto, nem sempre os benefícios dessa solução são tão claras para quem ainda não usa a tecnologia com frequência. Mas, nós iremos explicar: o sistema de gerenciamento é uma solução tecnológica completa para atender às necessidades de clubes esportivos, academias, estúdios, associações e outros negócios semelhantes.

O software automatiza e digitaliza as tarefas e processos, sendo muito indicado para os negócios que trabalham com serviços recorrentes e agremiações. Assim, é ideal para clubes que fazem planos por assinatura e cobranças por recorrência. Com um SGC ou até mesmo um sistema para academia muitos processos repetitivos são feitos uma única vez, ou, são facilmente atualizados, como pagamentos, cobranças, agendamentos e notificações dos membros do clube. 

Piscina e área de lazer em negócio que usa sistema de gerenciamento de clubes
SGC atende clubes, estúdios, associações e outros modelos de negócios semelhantes

Assim, garante controle financeiro, administrativo e também monitora o relacionamento dos clientes. Por esse motivo, a contração de um sistema de gerenciamento de clubes é indicada para negócios com uma volumosa carta de clientes e que estejam encontrando problemas para lidar com as demandas diárias. 

Como funciona na prática?

Um sistema para academia ou clube representa segurança e integração de dados. Afinal, todos as informações necessárias para o gerenciamento estão dentro do SGC. Mas, afinal, como o sistema entrega as informações necessárias para o clube? O SGC geralmente é um ERP (Enterprise Resource Planning), um software de web que reúne as informações internas da empresa, como dados financeiros, administrativos, etc.

O ERP também funciona em total integração com o CMR (Custumer Relationship Management), outro importante software voltado para o tratamento do relacionamento do cliente. Assim, todas as informações de clientes e funcionários podem ser monitoradas em tempo real. Com uma leitura mais ampla, a gestão do clube fica mais simples e assertiva.

Entretanto, existem soluções no mercado muito mais completas e tecnológicas no mercado. Um bom exemplo disso é o Next Fit, sistema para academia Saas (Software como serviço). Esse é uma solução também integrada a um ERP e CRM, porém, que permite várias outras funcionalidades, como o desenvolvimento de um site de vendas.

Quais recursos um sistema de gerenciamento de clubes oferece? 

Com um sistema de gerenciamento para clubes fica muito mais fácil fazer os processos internos da empresas, mas, também, atender as demandas dos clientes. Isso ajuda nas tarefas diárias, mas, principalmente nas projeções do negócio.

Afinal, casando os dados financeiros com os dos clientes é possível definir novas estratégias de marketing e vendas, mantendo o clube ou associação sempre lucrativos. Assim, um bom sistema de gerenciamento para clube deve atender: 

1. Gestão de planos e clientes

O sistema facilita o entendimento do perfil dos membros e clientes clube. Afinal o cadastro reúne dados pessoais, dados de pagamento e o histórico de serviços. Além disso, é possível gerenciar planos e assinaturas, além da filiação do cliente. Desso modo, adequar e gerir diferentes níveis de planos fica muito mais simples!

2. Agendamentos

Com um sistema para academia ou clubes, os seus próprios membros do clube ou alunos podem fazer os seus agendamentos através de seu próprio aplicativo Next Fit. Exemplos disso são as aulas com instrutores, aulas de natação, tênis ou aulões coletivos em associações.

3. Facilidade em pagamentos

Além de acompanhar os recebimentos com mais clareza através de relatórios periódicos, os sistemas de gerenciamentos mais modernos oferecem facilidade e flexibilidade em pagamentos. Assim, o membro do clube pode pagar via boleto, cobrança recorrente e, atualmente, PIX. 

4. Integração com catraca

Para evitar a inadimplência, as recepções e portarias de entidades e clubes devem contar com um bom controle de fluxo de alunos ou membros. Para isso, o uso de catraca se torna essencial, até mesmo para os clubes menores.

A integração com a catraca é outro benefício do sistema de gerenciamento, acompanhando todo o fluxo via software e impedindo a passagem dos membros que estão com o pagamento atrasado.  

Vantagens e desvantagens: coloque tudo na balança! 

Apesar de a tecnologia ajudar em muitos processos, para muitos, ela ainda é uma barreira para o negócio. Muitos gestores não sabem os benefícios de uma ferramenta de software porque, na verdade, não dominam o assunto e a ferramenta.

E, isso não é um problema, afinal, a tecnologia tem as suas complexidades! Por isso, vamos detalhar as principais vantagens e as possíveis desvantagens que contar com um sistema de gerenciamento de clubes. Acompanhe!

Vantagens do SGC

Tempo é dinheiro!

Se em academias de pequeno porte a jornada de trabalho pode chegar a 14h imagina então em um clube ou associação coletiva? Os afazeres são muitos, bem como a manutenção de todo o espaço! Por isso, é necessário otimizar tarefas e controles internos através da automação de dados e informações sobre os clientes. 

Com o SGC não é mais necessário preencher as mesmas informações variadas vezes. Da mesma forma, as cobranças, agendamentos e notificações externas são feitas de forma muito mais rápida e simplificada. É um respiro e tanto para a sua equipe da recepção e das aulas integradas aos planos do clube.

Atendimento em clubes ou associações de esporte e lazer
Equipes otimizam tempo com o uso do sistema

Lucratividade em alta

Aumentar o financeiro e ser um negócio lucrativo é o objetivo de todo empreendimento. Entretanto, para isso, não existem atalhos: é preciso contar com controles financeiros e administrativos diariamente. Uso o sistema de gerenciamento de clubes é possível identificar dados como percentual do crescimento, os números totais de faturamento e também os gastos excedentes. 

Adeus planilhas e cadernos!

Anotar dados manualmente ou usar planilhas complexas atrasam a sua rotina. Pense em fazer isso várias vezes, todos os dias da semana e em meio a várias outras demandas. Complicado, certo? Com o sistema, todos os seus dados já aparecem organizados para você. Além disso, a padronização de tarefas garante melhores resultados ao longo do tempo. 

Errar é humano… mas, podemos evitar!

Ao mesmo tempo que facilita a sua rotina, o uso de um sistema para academia ou clubes evita erros. Afinal, o gerenciamento dos processos não se trata de uma mente passível de erro e, sim, de uma máquina com a mais potente tecnologia. Assim, os resultados positivos são muito maiores, dependendo apenas que o gestor use as suas métricas e soluções com inteligência. 

 

Desvantagens

É necessário investir tempo!

Agora você deve estar achando controverso! Afinal, se você busca por mais tempo livre na sua rotina, porque gostaria de investir parte dele? Calma! Esse é um investimento inicial. Para que as informações sejam integradas no ERP é necessária uma migração de dados. Esse é um processo que pode ser demorado, exigindo armazenamento em nuvem.

Testes, estudos e adaptação

Saber usar um sistema de gerenciamento não é algo intuitivo. Existem muitos atalhos e módulos em um mesmo canal e, por isso, você deverá se dedicar para entender os mecanismos. Porém, se aprimorar é uma característica de qualquer gestor que esteja buscando por resultados e crescimento.

Treinamento para engajar a equipe

Outra desvantagem sobre o uso da solução é o treinamento da equipe. Afinal, como o atendimento de um clube, estúdio ou associação é feito por muitas pessoas, é importante que o uso da ferramenta esteja padronizada. Clubes e associações costumam contar com um quadro de funcionários grande. Por isso, pode ser que demore um pouco mais até que todos os integrantes da equipe estejam dominando o SGC. 

Conclusão

Sim, as vantagens de aderir a um sistema de gerenciamento para clubes são maiores que as desvantagens. Afinal, os negócios que não contam com essa tecnologia acabam ficando para trás entre aqueles que atendem às demandas do mercado. 

Se percebermos, todas as desvantagens citadas aqui são relacionadas com a adaptação do usuário ao novo sistema. Ou seja, com o tempo, isso não será mais um problema e os resultados compensarão todo o tempo investido. 

 

Funcionária de clube acessando um sistema de gerenciamento de clubes
Uso de SGC ou sistema para academia deve ser dominado por toda a sua equipe

Não erre na escolha do sistema de gerenciamento de clubes!

Um sistema de gerenciamento para clubes é um verdadeiro investimento para o seu negócio. Então, ainda que o preço seja importante, é necessário identificar o valor agregado dessa aquisição. Ao contratar um sistema, tenha certeza de estar investindo em algo que dará retorno. 

Assim, ao longo do tempo, você não estará preocupado com esse investimento. Afinal, a estabilidade financeira e o crescimento do clube estará muito mais garantida. Entretanto, para não errar na escolha, certifique-se de que o sistema oferece esses 4 itens. Eles são diferenciais entre muitas opções oferecidas no mercado:

1. Na palma da sua mão! 

Facilitando a experiência do cliente, sistemas de gestão completos como o Next Fit também têm versão para dispositivos móveis. Assim, todas as informações e operações do seu clube podem ser feitas via aplicativo do aluno (membro) em qualquer momento ou lugar. Bastam alguns cliques para ter acesso ao serviço. 

Arte mostrando como o agendamento de aulas é feito pelo app do Next Fit
Aplicativo Next Fit facilita agendamentos e pagamentos

2. Nada de mistérios ou sessões difíceis

Não existe nada pior do que estar na internet, abrir uma página e ela vir cheia de dados, números e textos confusos! Agora, imagine o oposto: um sistema com sessões e módulos bem especificados?

O objetivo de um sistema de gerenciamento é justamente simplificar a sua rotina. Assim, uma boa versão deve ter um dashboard intuitivo. Ou seja, que facilite o entendimento das informações, o controle da gestão e as tomadas de decisões. 

3. Um sistema responsivo!

Outra coisa que complica a gestão e os processos são softwares lentos e que ficam travando, especialmente nos celulares. Isso interfere diretamente na usabilidade e nos resultados do dia a dia, demorando muito para que qualquer atividade seja concluída.

4. Tenha com quem contar!

Quem contrata um sistema de gerenciamento para clubes irá contar com um treinamento antes de usar a solução. Porém, por mais que o sistema não seja um bicho de sete cabeças, é normal o gestor ter dúvidas ao longo do uso da ferramenta. 

Por isso, não fique na mão e dê prioridade para sistemas que contem com um suporte técnico amigável e eficaz. Assim, sempre que houver dúvidas, você terá para quem recorrer.

Next Fit: a solução para o seu clube!

Sabe todas as vantagens faladas aqui em cima? O Next Fit oferece para você! Somos um sistema de gestão para academias, estúdios e box que já modificou a rotina e a gestão de mais de 2.500 negócios fitness. Para isso, contamos com mais de 70 relatórios, métricas e infográficos, além de todos as inovações já citadas. Conheça todos os nossos diferenciais!

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