A recepção da academia é um dos ambientes mais importantes do seu espaço, afinal, é ali que acontece o primeiro contato com o aluno.
Você já ouviu falar que a primeira impressão é a que fica? Isso conta muito na hora de vender um novo plano, ou receber um novo aluno.
Uma boa recepção deve ser organizada, ágil e eficiente. Ou seja, ela é responsável por iniciar a experiência dos seus alunos, desde o primeiro treino, até o último.
Então, estruturar corretamente esse setor na sua academia, é muito importante para garantir bons resultados.
Esse conteúdo vai te ajudar a criar uma rotina eficiente para recepção de academia e vai te ajudar a pensar em uma boa estratégia para vender ainda mais planos.
Recepção de academia: como organizar?
Para organizar a recepção da academia, você precisa garantir conforto e praticidade tanto para a recepcionista quanto para os alunos que passam, obrigatoriamente, por ali.
Portanto, você deve pensar no espaço de trabalho do seu funcionário, na área comum, no fluxo de pessoas e até nos itens de decoração.
Viu só como são vários detalhes para pensar na hora de planejar esse local?
Entenda porque eles são tão importantes.
Espaço de trabalho
Tem alguém que vai passar muitas horas por dia atrás do balcão.
Um espaço de trabalho bem delimitado, que ofereça segurança e conforto, é fundamental para a saúde e para a produtividade da sua (ou seu) recepcionista.
Na hora de projetar o balcão de atendimento, garanta que ele tenha dimensões apropriadas para reduzir riscos ergonômicos. Além de criar condições ótimas de trabalho, você evitar que seu funcionário precise ser afastado por dor nas costas e outras lesões laborais.
O espaço deve ser suficiente para acomodar todo o material de trabalho de forma organizada e para que seu funcionário possa se movimentar com liberdade.
Área comum
O lounge, ou sala de espera, deve ser planejado de forma que não atrapalhe a circulação de pessoas, sem móveis que sirvam de obstáculos no meio do caminho.
O ideal é que ela fique em frente ao balcão ou em uma das laterais, perto o suficiente para que as pessoas possam se sentar para esperar pelo atendimento.
Fluxo de pessoas
Da porta de entrada até a catraca, todo visitante da academia deve passar pelo balcão de atendimento. Procure fazer um caminho direto, sem desvios.
Aliás, as catracas da academia devem ficar próximas ao balcão, mas, de forma que, em caso de fluxo intenso de pessoas, a fila não atrapalhe o atendimento de quem está na recepção.
Itens de decoração
Priorize uma decoração moderna e minimalista, que transmita a sensação de acolhimento e motivação.
Um visual clean e vasos de plantas em pontos estratégicos são ótimas escolhas para trazer aconchego e encantam pela simplicidade sofisticada na medida certa.
Organizar a recepção da academia não é nada complexo. Com um layout projetado para oferecer tudo o que é necessário, a experiência do seu aluno já começa bem.
No entanto, para que ela funcione como o esperado, certos elementos são essenciais. Descubra que elementos são esses.
Leia também: Como decorar academia e se destacar no mercado?
O que não pode faltar na recepção da academia? 5 elementos indispensáveis
A recepção de uma academia é um espaço importante para acolher os alunos e fornecer informações aos clientes. Alguns itens que não podem faltar na recepção de uma academia são: bancos ou cadeiras, água e máquina de snacks, informativos, controle de acesso e atendimento de excelência.
Descubra a importância de cada um a seguir.
1. Bancos ou cadeiras
Numa sala de espera, o melhor é aguardar com conforto, certo?
Por isso, bancos e cadeiras confortáveis são indispensáveis para o lounge. Assim, os clientes que aguardam por atendimento no balcão se sentem bem recebidos.
Esses itens também são muito úteis para os alunos que chegam um pouco antes do horário da aula ou até para dar um pequeno descanso às pernas depois daquele treino matador.
2. Água e máquina de snacks
Coloque um filtro purificador de água na recepção.
Além de ser útil para os seus colaboradores que trabalham fora da sala de musculação, quebra aquele galho para os alunos que chegam esbaforidos sem a própria garrafinha.
E por que não um bebedouro, como os outros da academia?
Simples: porque o bebedouro serve para encher as garrafas de quem está treinando. Seus visitantes, provavelmente, não chegam carregando esse acessório.
Uma máquina de snacks saudáveis, drinks energéticos e bebidas com whey também vão muito bem na recepção. Sempre tem alguém que sai do treino com fome ou que quer garantir o shake pós-treino.
Além do mais, ela pode ser uma maneira de faturar mais.
3. Informativos
Um quadro de avisos com informações que precisam estar sempre à vista é muito importante.
Nele, você pode anexar regras de uso do espaço, alteração no valor da mensalidade, os vencedores de alguma promoção da academia e até os alunos aniversariantes do mês.
Por mais que, hoje em dia, toda essa comunicação já seja realizada pelo Whatsapp, não custa reforçar.
Disponibilize também panfletos e folhetos com informações sobre a academia: modalidades, horários, tipos de plano e preços. Isso ajuda os potenciais clientes a se familiarizarem com o seu serviço e a tomarem a decisão de se matricular.
4. Controle de acesso
Catracas integradas ao sistema de gestão da academia oferecem controle de acesso, que é essencial para garantir a segurança dos alunos e dos seus funcionários. Afinal, você consegue monitorar todas as pessoas que entram que saem do seu espaço.
O controle de acesso também permite barrar a entrada de alunos inadimplentes até que eles regularizem sua situação financeira com a academia.
Outra possibilidade de uso para o controle de acesso por catracas é a integração com o Gympass, que vem sendo bastante oferecido pelas empresas como benefício aos funcionários.
Leia também: Como cadastrar sua academia no Gympass? Saiba tudo!
5. Atendimento de excelência
Como você já percebeu, a recepção da academia é um dos setores mais importantes do seu negócio.
E não apenas porque é a primeira impressão para os novos clientes, mas, principalmente, porque é onde os alunos conseguem solucionar questões diversas.
Por isso, a presença de um funcionário capacitado para receber os clientes de forma educada, prestativa e profissional é imprescindível.
Por falar nisso, você sabe o que procurar em uma recepcionista para a academia?
Se você tem dúvidas para contratar esse profissional, conheça, agora, as principais habilidades que uma ótima recepcionista deve ter.
Como escolher recepcionista de academia? 6 competências básicas
A recepcionista tem um papel fundamental no funcionamento da academia. É ela que cuida de algumas rotinas administrativas, além de fazer o contato inicial com o aluno. Por isso, dê preferência a candidatas que possuem os conhecimentos técnicos da função e habilidades de atendimento ao cliente.
Na hora da entrevista, avalie os seguintes requisitos:
1. Competências técnicas
No dia a dia de trabalho, a recepcionista utiliza computador, impressora e responde mensagens do WhatsApp e e-mails, mesmo quando em atendimento presencial.
Afinal, boa parte dos problemas que o aluno traz ao atendimento precisa de acesso ao sistema da academia para serem resolvidos.
Uma mensalidade atrasada, alteração de plano, mudanças de horário, emissão de notas, impressão de documentos etc.
Portanto, a sua recepcionista precisa ter, pelo menos, conhecimentos básicos de editores de texto e planilhas e de como utilizar suas ferramentas de trabalho.
2. Capacidade multitarefas
Na maior parte do tempo, a recepcionista realiza várias atividades simultâneas. Atende o telefone enquanto dá boas-vindas ao aluno que acabou de chegar para treinar, libera o acesso de outro enquanto explica para o novo cliente como funcionam os planos… e por aí vai.
Por isso, precisa ser ágil — requisito importantíssimo em qualquer recepção — e ter uma boa capacidade de atenção multifocal.
3. Organização
Bem, essa habilidade dispensa longos comentários, não é mesmo? Afinal, é impossível realizar um bom trabalho no balcão sem ter o espaço organizado e um fluxo de tarefas bem definido.
Utilizar uma agenda — física ou do próprio sistema de gestão da academia — é essencial para manter o atendimento funcionando como deve.
4. Proatividade
Uma boa recepcionista não deve esperar que lhe digam, o tempo todo, o que é necessário fazer.
Ela deve ser capaz de se antecipar aos possíveis problemas, simplificando e finalizando procedimentos diariamente, em busca de melhorar a resolutividade da recepção.
5. Boa comunicação
Outro requisito obrigatório para uma recepcionista.
Você consegue imaginar uma pessoa extremamente tímida para esse cargo? Ou alguém que não tenha tato para lidar com pessoas? Ou, ainda, alguém muito prolixo, que dá voltas e voltas para passar uma simples informação?
Pois é, não dá nem para pensar em uma recepcionista que tem dificuldades de comunicação.
Afinal, esse é um dos pilares para um bom serviço de atendimento ao cliente. Assertividade, cordialidade, empatia e paciência precisam fazer parte dessa habilidade.
E não estamos falando apenas de comunicação oral. Saber escrever corretamente também é fundamental. Afinal, é ela que vai conversar com os alunos pelos aplicativos de mensagens, digitar comunicados para o quadro de avisos etc.
Enfim, já deu para entender que você não pode ignorar essa competência de maneira alguma, certo?
6. Familiaridade com ambiente de academia
Se a recepcionista já tiver uma certa familiaridade com o ambiente de academia, com certeza, seu trabalho pode ser muito mais eficiente desde o primeiro dia.
Ser interessada pelo universo fitness também pode ser um diferencial, pois ela pode conseguir se comunicar melhor, falando a mesma língua do restante da equipe e dos alunos.
Experiências anteriores nessa função também devem ser levadas em consideração, mas, não são, necessariamente, essenciais. Afinal, todo mundo já foi iniciante um dia, não é?
O importante mesmo é você treinar sua recepção.
Treinamento de recepção de academia: o que não pode faltar?
Um dos principais investimentos que você pode fazer é oferecer treinamentos personalizados para esse cargo.
Cursos de oratória e atendimento ao cliente são indispensáveis, mesmo que a recepcionista já tenha experiência na função e as habilidades necessárias bem desenvolvidas.
O treinamento da recepção da academia também deve incluir um programa que não precisa ser realizado por outros colaboradores.
Já sabe do que estamos falando? É uma capacitação importante para quem vai trabalhar “na porta” da academia.
Isso mesmo: vendas! Sua recepcionista deve ser uma boa vendedora.
As estratégias de marketing que usa para divulgar a academia e atrair clientes são indispensáveis, é claro. No entanto, ter uma pessoa preparada para mostrar como o seu serviço pode transformar a vida do aluno é um baita diferencial, caro gestor.
Além dessas capacitações personalizadas, não se esqueça de que a recepção precisa estar incluída nos treinamentos gerais da sua equipe.
Afinal, todo o seu time deve estar com o discurso alinhado à proposta da academia para conseguir potencializar o desempenho dos alunos e do seu negócio.
Para finalizar, só falta um detalhe — de peso — para que sua recepção funcione da melhor maneira possível:
Use um sistema de gestão para otimizar sua recepção!
Um software de gestão é a cereja do bolo para qualquer recepção de academia.
Invista em um sistema que seja completo e te ajude a alcançar os melhores resultados para o seu negócio, como o Next Fit.
Com o Next Fit, muitas das tarefas cotidianas do trabalho na recepção podem ser simplificadas e automatizadas.
A começar pelo controle de acesso, que é compatível com mais de 50 modelos de catracas disponíveis no mercado. Esse recurso permite barrar a entrada de alunos inadimplentes e ainda pode ser integrado ao Gympass.
Rotinas administrativas como assinatura de contratos eletrônicos, emissão de notas e controle de agendamentos também são algumas funções bem vantajosas para a sua recepção.
Nosso sistema ainda conta com ferramentas de CRM eficientes para melhorar a experiência do aluno e aumentar a retenção em até 25%.
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