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Plano estratégico para Academia: como fazer o seu? 

Como você imagina a sua Academia, Estúdio ou Box daqui a 12 meses? Um local mais moderno, cheio de alunos ou com alto índice de fidelização: com certeza, algo parecido a algum desses cenários passou pela sua mente. Mas, você sabe o que fazer para alcançar esses propósitos? Então, experimente montar um plano estratégico para Academia

dardo e alvo simbolizando alcance de metas em plano estratégico de Academia
Planejamento estratégico é essencial para a gestão de qualquer modelo de negócio

Sabemos que, às vezes, organizar todos os processos de uma gestão é bastante difícil. Afinal, a verdade é que muitos gestores são ótimos instrutores e profissionais, mas, não dominam os processos e metodologias voltadas para gestão. Isso é totalmente normal: a faculdade de Educação Física e a rotina de treinos não ensinam isso da melhor forma possível. 

Então, quer saber como reverter isso? Se você preferir assistir ao invés de ler, nesse vídeo trouxemos também as mesmas explicações sobre a elaboração de um planejamento estratégico sólido. Confira:

O que é um plano estratégico? 

Se você quer alcançar mais alunos e faturar mais, aprimorar os conceitos de gestão será fundamental para os otimizar os resultados. Caso você ainda tenha dúvidas sobre o que é, de fato, um plano estratégico, eu vou explicar rapidamente: essa é uma espécie de documento empresarial/para negócio que servirá para nortear a gestão e ações da sua Academia. 

O plano reúne os processos e metodologias necessários para alcançar metas e, consecutivamente, construir o objetivo do seu negócio. Saiba como desenvolver e aplicar um plano estratégico para Academia evitando imprevistos ao longo da gestão! 

Como fazer plano estratégico para Academia? 

O plano estratégico para Academia deve ser visto como um guia. Assim, o documento deve ser  claro e objetivo, porém, bem detalhado. Por isso, deve ser feito ao menos uma vez ao ano — porém, algumas de suas informações podem ser modificados em períodos menores. Um bom plano estratégico envolve três importantes processos: pesquisa e análise, definição de metas e objetivo e mensuração dos resultados. Saiba mais sobre cada etapa!

1. “Se você não pode medir, você não pode gerenciar.” 

A frase acima é do escritor Peter Drucker, considerado o “pai da gestão moderna”. Então, como podemos contestar essa importante afirmação, não é mesmo? O início de tudo está em compreender a sua Academia, mapeando os seus benefícios oferecidos, mas, também, as suas dificuldades. Por isso, ter conhecimento aprofundado sobre as informações e os dados internos é tão fundamental! 

Hoje, você conseguiria responder quais são os seus indicadores financeiros e de desempenho? Ticket médio, CAC, LTV (tempo de cliente): o excelente gestor é aquele que tem todos esses dados na ponta da língua! Imagina você não conseguir responder quantos clientes adquiriu no último mês, a sua taxa de renovação mensal ou a sua capacidade máxima de alunos por território? 

Acredite: existem gestores que não tem precisão sobre essas informações e acabam expondo a sua Academia a problemas de gestão e riscos financeiros. Desse modo, a solução é pesquisar o mercado e analisar os seus dados. Essa etapa do processo não tem a ver com decorar números. Pelo contrário: os números oscilam e a margem para erro seria muito grande. Isso se chama pesquisa e análise de dados constantes. 

Por isso, o acompanhamento de indicadores e métricas fica muito mais fácil quando o gestor usa um bom sistema de gestão. O Next Fit oferece relatórios específicos sobre cada um dos indicadores essenciais para a sua Academia. O acompanhamento frequente ajuda a entender onde estão possíveis erros e problemas, mas, também, oportunidades de investimento e crescimento. 

Você conhece o seu potencial de mercado?

Quer um exemplo bem prático de como um estudo prévio munido de dados impacta na sua gestão? Então, pense sobre o cálculo do seu Total Addressable Market (TAM)! Esse dado irá te ajudar a entender o potencial do seu mercado, avaliando a quantidade de habitantes existentes próximos ao endereço da sua Academia. Isso ajuda a definir o porte, a infraestrutura e a sua capacidade de atendimento conforme a população do entorno. 

De acordo com uma pesquisa da IHRSA, de 2019, a média nacional de prática de atividades físicas é de aproximadamente 5% da população. Então, é possível ter uma base inicial do potencial de mercado levando em consideração esse número. Vamos supor que a sua região possui cerca de 5 mil habitantes em um raio de 3 km

Se multiplicarmos esse número por 5 (equivalente à porcentagem citada à cima) você perceberá que o seu mercado oferecerá, em média, 250 alunos para sua Academia. 

Ou seja, esses dados indicam o que e como investir quanto a sua capacidade! Se você não tiver demanda, não adianta investir em uma Academia extremamente grande, moderna, com dois vestiários, área kids e estacionamento. 

Agora, se você identifica previamente que poderá atender em torno de 150 alunos (por exemplo), então, consegue locar uma sala menor, equipar com as reais necessidades dos moradores e definir um ticket médio compatível. Assim, terá o retorno certo sobre o investimento, se manterá sustentável e lucrará muito mais! Pesquisar e conhecer os seus números evitam gastos desnecessários e prejuízos. 

Mulher treinando em Academia
Dados financeiros e de gestão ajudam a definir serviços ofertados

2. O caminho até o objetivo final: um passo de cada vez

Bom, agora você já conhece a sua realidade como um gestor deve conhecer. Então, é chegado o momento do próximo passo: definir o seu objetivo principal e, logo depois, traçar as metas específicas para alcançá-lo. As metas são essenciais para tornar as coisas reais e garantir a produtividade na sua equipe. Mas, vamos por partes: ainda tem pessoas que confundem objetivo com meta. 

Vou explicar: 

Objetivo: essa é a sua prioridade, podendo variar entre ter mais alunos, ser referência na região ou faturar mais. 

Metas: já as metas são tudo aquilo que você faz para alcançar esse objetivo final. Para que tudo aconteça, elas precisam ser batidas, como um passo dado de cada vez. 

É evidente que esses são passos dados estrategicamente. As metas podem ser de longo, médio ou curto prazo. Mas, sabe quando você fraciona o objetivo do seu aluno pedindo para que emagreça 3 quilos em um mês ao invés de 20 quilos? Pois é! É possível simplificar tudo com metas mais curtas.

Nesse caso, eu aconselho estabelecer metas trimestrais para o seu plano estratégico para Academia. Assim, você identifica erros com antecedência, já ajustando alguma tarefa ou até mesmo recriando as metas. 

“SMART” no plano estratégico apontará a direção certa!  

Definir as metas de um negócio pode ser um grande desafio — principalmente para os gestores que estão iniciando. Mas, para facilitar e passar maior segurança sobre o caminho a ser seguido, existe a metodologia “SMART”. Esse conceito é como um checklist onde o gestor consegue avaliar e validar cada meta como aplicável ou não para o seu objetivo final. 

Para deixar claro: cada palavra da sigla SMART tem um significado específico. Assim, toda meta traçada deve contar com essas 5 características: 

Imagem explicando o método Smart para o plano estratégico de Academia
Metodologia “Smart” ajuda a traçar metas

Exemplos de metas que você pode traçar para o seu negócio fitness: 

  • Aumentar a taxa de fidelização 
  • Aumentar o percentual de faturamento 
  • Dobrar a aquisição mensal de alunos 
  • Qualificar o marketing digital da Academia 

3. As perguntas certas levam aos resultados! 

Após definir a meta, é chegada a hora de montar um plano de ação. Ou seja, essa é a parte do documento que deverá especificar todas as informações necessárias para que cada meta seja batida. Por responder sete perguntas específicas sobre o que será feito pela sua equipe, a “5W2H” é uma metodologia muito usada e eficaz para essa finalidade. 

Esse é um conceito inglês que tem como objetivo tornar o seu projeto muito mais claro e dinâmico. Desse modo, o seu documento do plano estratégico para Academias deve responder perguntas básicas, porém precisas, como: 

What: (O que) deve ser feito?
Why: (Por que) precisa ser feito?
Who: (Quem) deve fazer?
Where: (Onde) será feito?
When: (Quando) deverá ser feito?
How: (Como) será feito?
How Much: (Quanto custará) esse projeto/plano?

A clareza do plano estratégico para Academia irá permitir que cronogramas sejam montados e as tarefas delegadas entre os membros da sua equipe com maior assertividade. 

Imagem mostrando método 5W2H para ser usado em plano estratégico para Academia
SW2H é uma metodologia que garante clareza na implementação de plano estratégico

Como funciona a gestão de uma Academia? 

Como todos sabem, a rotina de uma Academia, Estúdio ou Box é diferente de uma empresa ou negócio empresarial. Por conta das atividades físicas, o ambiente é mais dinâmico e muito menos formal. Mas, assim como qualquer empresa, o gestor fitness também precisa dominar não só as demandas operacionais, mas também, as tarefas financeiras e administrativas.

É nesse ponto que entra a criação de um plano estratégico para Academias. Veja alguns detalhes sobre as demandas que você como gestor precisa executar em cada área de gestão: 

Operacional — instruir aulas, prescrever treinos, agendar aulas, etc.
Administrativo — elaborar planos estratégicos, contratar funcionários, providenciar a manutenção de equipamentos, treinar a equipe, etc. 
Financeiro — efetuar pagamentos, fazer cobranças, acompanhar indicadores, etc. 

Às vezes, um gestor delega as funções para outras pessoas da equipe, focando apenas na parte operacional, como a prescrição de treino e a instrução de aulas. Porém, antes de delegar, é fundamental entender como essa gestão é feita. 

Use um sistema que integre todas as demandas!

Quando não é bem gerido, o acúmulo de tarefas na rotina pode causar uma jornada de trabalho de até 14 horas por dia. Por isso, hoje em dia, a escolha de um bom sistema de gestão é também uma tarefa sua como gestor. 

Um software como o Next Fit facilita a interpretação de dados, simplificando a sua rotina e otimizando a produtividade da sua equipe. Conheça o sistema preferido dos gestores fitness e que já ajudou 2.500 Academias em todo o Brasil!

Douglas Waltricke
Douglas Waltricke
CEO no Next Fit. Há 10 anos no segmentos fitness, especializado em marketing e vendas.
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